La dématérialisation des contrats de travail, pas si anecdotique !

La dématérialisation est une partie non négligeable des stratégies de transformation numérique des entreprises et notamment des DRH. Le cadre légal encourage d’ailleurs cette démarche. La loi El Khomri, modifiée le 1er janvier 2017, organise par exemple la mise en place du bulletin de paie électronique. Cette initiative est très suivie par les directions et plébiscitée par les salariés. De nombreux autres domaines des RH peuvent être dématérialisés : base de connaissances, dossier administratif, signature électronique… Peu le sont cependant, bulletin de paie mis à part.

Seulement 36,2 % des grandes entreprises utilisent des solutions de dématérialisation RH par exemple*. La partie “éditique” (contrats de travail, avenants, attestations, etc.) est encore plus à la traîne. Pourquoi ? Quels sont les bénéfices attendus d’une dématérialisation des contrats de travail ? Comment est-il possible de la mettre en oeuvre facilement ? Réponses dans ce billet.

Pourquoi la dématérialisation RH se cantonne à quelques grands domaines ?

Entre 2015 et 2018, le nombre de coffres-forts numériques a augmenté de 86,6% dans les grandes entreprises*. Les processus d’évaluation de performance des salariés sont eux aussi en pleine mutation, passant maintenant par des applications web. L’édition et la gestion des contrats reste quant à elle très peu dématérialisée. Pourquoi ?

Plusieurs raisons peuvent expliquer cet écart. Tout d’abord, les directions des ressources humaines se concentrent sur les processus qui auront le plus fort ROI en étant dématérialisés. A leurs yeux, la numérisation des bulletins de paie, imprimés et envoyés chaque mois à des milliers de salariés, sont un moyen de générer des économies rapides et conséquentes. C’est le même constat pour le vote électronique ou les notes de frais. Pour les DRH, la dématérialisation des documents n’est pas suffisamment “rentable”. Ils se contentent donc de leurs outils imparfaits, au risque d’être confrontés à des problèmes réglementaires par exemple. En effet, un contrat mal conçu ou pas réceptionné dans les temps aura potentiellement de lourdes conséquences pour les RH que ce soit juridiquement ou financièrement.

La seconde raison qui explique ce décalage dans les pratiques de dématérialisation RH concerne les éditeurs de logiciels. Les SIRH ou les plateformes intégrées sont souvent très mal équipés en matière d’éditique. Ils n’en font donc pas la promotion auprès de leurs clients : les services RH. Résultat ? Les DRH continuent de voir cette partie comme une brique optionnelle dont ils s’occuperont plus tard. Ce n’est pas leur priorité.

Quels sont les bénéfices de la dématérialisation des contrats de travail ?

Prenons le cas d’un de nos clients : une grande entreprise dans le secteur des assurances. Leur solution logicielle de gestion RH n’intégrait pas les contrats de travail. Ces documents étaient donc encore réalisés avec Word. Le processus était le suivant : collecte des informations du nouvel embauché dans un fichier type Excel, rédaction du contrat dans un logiciel de traitement de texte puis ressaisie dans le logiciel RH pour créer la fiche employé. Près d’une demi-heure était nécessaire par contrat ! Par conséquent, beaucoup de temps perdu et de possibles incohérences dues à des erreurs humaines. Pire, certains modèles de contrat n’étaient pas à jour au niveau réglementaire.

Suite à notre intervention, des matrices de documents ont été créés dans un logiciel dédié. Elles sont mises à jour par le service juridique et toutes les équipes RH ont accès à la même version. Les personnes en charge des embauches ou des modifications de contrats n’ont qu’à saisir les informations dans un formulaire. Tout est ensuite généré automatiquement (notamment le contrat) et transféré dans le SIRH. C’est un gain de productivité et de sécurité énorme ! Désormais, en une ou deux minutes, la tâche est exécutée. Cela leur a également permis de se lancer dans la signature électronique afin d’aller jusqu’au bout des bénéfices apportés par la dématérialisation des contrats de travail.

Comment dématérialiser les documents RH facilement ?

Pour en finir avec le papier, gagner du temps et sécuriser les données relatives aux documents RH, pas besoin de débloquer des budgets faramineux et de dédier des ressources techniques ou métier sur le sujet. En effet, digitaliser l’édition et la gestion des contrats de travail et des documents associés est un projet plutôt simple, si l’on est bien accompagné.

Voici les conseils que nous donnons aux départements RH que nous accompagnons chez Newext RH. Le premier est de bien inclure les contributeurs au processus de contractualisation tels que les RH de proximité dès le départ. Ce seront eux les futurs utilisateurs, leur implication est donc cruciale pour la réussite de cette dématérialisation. Le second est que dématérialiser les contrats permet aussi, bien souvent, de refondre les processus, de mettre à jour les modèles de documents et de repartir sur des bases saines.

Chez Newext RH, nous pouvons donc, en quelques semaines seulement, déployer l’outil logiciel qui convient le mieux à vos besoins, repenser avec vous les templates de vos éditiques, les intégrer dans la solution et vous former afin que vous soyez ensuite totalement autonomes.

Si vous souhaitez passer ce premier cap, pour ensuite pouvoir engager sereinement une démarche d’intégration de la signature électronique, contactez-nous !

*Observatoire 2018 de la Dématérialisation RH