Performance organisationnelle de la Paie – Revaloriser l’activité paie et ses salariés

Comme le nom du service des ressources humaines l’indique, la place de l’humain a une importance primordiale au sein de ce département, et, par extension, dans la gestion de la Paie. Toutefois, force est de constater que les collaborateurs des services Paie et les missions qu’ils accomplissent ne sont pas toujours considérés à leur juste valeur. Cet état de fait accroît inévitablement les dysfonctionnements déjà présents. En effet, le manque de reconnaissance ressenti par la majeure partie des responsables et Gestionnaires Paie, n’est pas un facteur propice à l’optimisation des processus. Comment expliquer la situation et surtout, comment y remédier ? 

La dévalorisation constatée des services Paie

Une image détériorée des services paie…

L’activité de la Paie, de manière générale, n’est pas valorisée en interne. La gestion de la Paie est une fonction support qui ne participe pas directement à la croissance de l’entreprise et qui est considérée uniquement comme un centre de coût. C’est certes le cas d’autres fonctions support, mais côté Paie, cela va plus loin. En effet, les Responsables Paie ne sont sollicités par leur direction qu’en cas de problème (à l’inverse d’autres fonctions RH par exemple).

Ce sentiment d’exclusion peut être accentué par une distance physique entre le service Paie, qui est souvent décentralisé, et les autres départements.

De plus, le service Paie agit dans l’ombre. La plupart des salariés d’une entreprise n’ont pas précisément connaissance des missions du service Paie, que ce soit en volume ou en complexité. Ce travail administratif de collecte d’informations et d’édition des fiches de paie peut paraître bête et méchant, facile et répétitif, alors qu’évidemment la vérité est tout autre.

La rémunération de ses employés n’est, de la même manière, pas toujours à la hauteur de l’investissement demandé. Avec une rémunération moyenne de 30 000 euros et de 42 000 euros après 10 ans d’expérience, tout type d’entreprise et toutes régions confondues, le Gestionnaire Paie reçoit l’un des salaires les plus bas des fonctions RH.

… qui a une forte répercussion sur les équipes

Cette image dévalorisante alimente la désorganisation de l’équipe et les potentiels dysfonctionnements du service. Le service Paie est sujet par nature à une forte pression, avec des délais très courts à respecter pour tenir les échéances mensuelles, l’obligation de justesse, et les réglementations contraignantes auxquelles il faut se conformer sans passer à côté des mises à jour. Cette pression s’est fortement accentuée avec la crise du covid et les adaptations dûes au chômage partiel à faire en urgence. Une mère de famille, qui a failli démissionner de son poste de Gestionnaire Paie témoigne de sa situation : “C’était vraiment dur. Tout est arrivé en même temps : la gestion d’une situation inédite, le paramétrage du chômage partiel, des nouveaux calculs à faire, le tout loin de ses collègues en télétravail ? J’ai craqué.”

Mais cette pression est renforcée par l’exigence et le jugement des autres services de l’entreprise. L’un de nos clients témoigne d’ailleurs sur le sujet :

“Il existe encore des DRH qui pensent que la Paie se réalise en cliquant sur un bouton et ne comprennent pas la réalité et complexité du métier de responsable … Le monde de la Paie n’est vraiment pas reconnu à sa juste valeur, son importance et ses difficultés sont minimisées.” Julien C. Responsable Paie dans un groupe agro-alimentaire.

Et c’est la conséquence d’une des problématiques majeures du service Paie : le manque de continuité de service. La dévalorisation du métier et la pression associée renforcent un turnover déjà important de par le déséquilibre entre l’offre et la demande. Les salariés ne restent pas sur le long terme, 3,8 ans en moyenne d’après des études statistiques dans le domaine, et recruter des remplaçants n’est pas chose aisée. Le taux d’absentéisme, notamment pour cause de burnout, est souvent plus élevé que dans les autres fonctions supports de l’entreprise. La quantité de travail, elle, ne diminue pas et c’est souvent, en mode équipe restreinte qu’il faut gérer les missions mensuelles. Cela ne fait qu’accentuer la pression, l’absentéisme et les tensions au sein des services Paie. 

Chacun est débordé, s’occupe de ses tâches et se dédouane des potentiels problèmes. La désolidarisation est donc parfois de mise, au détriment d’une ambiance de travail agréable.

La nécessaire revalorisation des services Paie

Favoriser la reconnaissance envers le métier

Pour inverser la tendance, il est nécessaire de redonner ses lettres de noblesse au service paie, ce qui passe principalement par la communication. C’est d’autant plus vrai que, dans une période économique incertaine, le Gestionnaire Paie contribue au maintien du climat social de l’entreprise.

Il est tout d’abord du devoir de la direction de ne pas rendre le service paie insignifiant dans la manière qu’elle a de traiter son activité. Ainsi, le choix par exemple d’une décentralisation ou d’une externalisation doit être mûrement réfléchi, justifié et expliqué auprès de toutes les équipes.

Ensuite, il est primordial de donner de la visibilité à tous les salariés sur le travail effectué par leurs collègues qui leur assure une rémunération mensuelle, via des exercices de type “vis ma vie” ou “Une journée dans la peau d’un Gestionnaire Paie”. 

En effet, si chacun avait conscience des enjeux et des problématiques de la Paie, des tâches récurrentes et des projets annexes chronophages menés pour améliorer son efficacité, la tolérance serait certainement plus grande envers les gestionnaires de Paie.

Il faut également insister sur les responsabilités qu’ils endossent. Le service paie est une plaque tournante, au carrefour de tous les services, garant de toutes les données communiquées en termes de statistiques, droits au chômage et caisses de retraite pour n’en citer que quelques-unes. La moindre erreur est difficile à identifier et a des conséquences insoupçonnables.

Stabiliser les équipes Paie

Favoriser le respect vis-à-vis de la paie et la reconnaissance de ses salariés aidera aussi à apporter de la stabilité au sein des équipes. Stabilité sur laquelle il faut aussi toutefois directement agir pour améliorer la performance de la mission de la paie.

Pour assurer une meilleure stabilité d’équipe, il est nécessaire de diminuer la pression, en proposant une réorganisation des tâches qui permettent de mieux gérer la continuité de service et de faciliter le quotidien. En fonction de la structure du service, certaines organisations sont en effet plus ou moins adaptées (lire “Levier de performance n°2 :  rigueur et méthodologie”). 

Bien entendu, une bonne organisation ne changera pas la donne sans un management de qualité. Il n’est pas rare que le service paie manque d’accompagnement, à cause d’un management absent ou décorrélé de la réalité. Chacun est alors voué à lui-même et la gestion de crise n’est pas encadrée, ce qui peut mener à l’implosion des équipes. Un management participatif est un bon levier de fidélisation. Déléguer certaines tâches et diversifier la mission des salariés en fonction de leurs appétences personnelles (veille réglementaire, mise en place d’un nouveau processus…) permet de les responsabiliser et de les impliquer.

Ce changement de paradigme fera ensuite logiquement place à une plus grande entraide, qui peut aussi être favorisée par des activités de cohésion d’équipe pour donner l’occasion aux salariés de créer des liens autres que professionnels et limiter les relations conflictuelles.