L’humain est l’un des enjeux majeurs de la gestion de la Paie. Mais indépendamment de cette problématique, on observe un  manque généralisé de méthode et de rigueur au sein du service paie, qui est à l’origine d’un manque d’efficacité de l’activité. Revoir sa structure pour améliorer sa performance permet de réduire la pression quotidienne tout en apaisant les relations.

Lutter contre la discontinuité de service

Réduire la perte d’information

Le turnover important qui touche les services paie empêche la continuité de service. Une équipe réduite, ou comptant constamment un nouveau venu qui doit être formé, n’est pas en mesure d’effectuer la totalité de ses tâches dans de bonnes conditions. De plus, le turnover implique que les personnes qui se familiarisent avec les tâches à accomplir et qui acquièrent des connaissances sur le fonctionnement du service ne restent pas sur le long terme, il y a donc une perte d’information et de savoir-faire à leur départ. 

Il paraît ainsi nécessaire d’anticiper les changements de poste en favorisant des périodes de passation et de réduire l’impact négatif du turnover sur la performance du service paie. Deux solutions sont possibles : 

• La première est de régler le problème à la source et de réduire le turnover, principalement en revalorisant le service paie et ses employés (lire “Levier de performance n°1 : revaloriser l’activité paie et ses salariés”). 

La deuxième consiste à limiter la perte d’information causée par un départ, en décorrélant le plus possible l’information du salarié. Il ne faut pas que la connaissance soit associée à une personne en particulier. Pour ce faire, il est primordial d’uniformiser les pratiques pour pouvoir rédiger des procédures et des méthodologies à suivre qui soient toujours accessibles par tous.

Prioriser les tâches de réalisation et mise à jour de procédures

Dans les services paie, le temps est rarement pris pour la rédaction de procédures. La priorité est inévitablement donnée aux urgences mensuelles liées à l’établissement de la Paie, au détriment des actions de fond, structurantes pour le service, qui ont tendance à être indéfiniment repoussées. 

Il est pourtant indispensable d’en faire aussi une priorité. C’est l’existence de processus, de méthodologies et de livres blancs sur la Paie qui vont permettre de capitaliser sur les connaissances et de fluidifier l’activité. Il faut donc imposer une certaine rigueur pour que ces tâches ne soient plus secondaires, avec un nombre d’heures dédiées par semaine et bloquées sur l’agenda par exemple. 

En outre, il ne suffit pas de rédiger ces documents une bonne fois pour toutes. Ils doivent être mis à jour régulièrement en fonction des changements réglementaires. L’objectif est que la bonne information soit toujours disponible au bon moment. Pour s’en assurer, il peut être pertinent de nommer un référent garant de l’actualisation des informations.

Favoriser la polyvalence au sein du service

Si le turnover et le taux élevé d’absentéisme au sein des services paie entraînent une discontinuité de service, c’est aussi à cause de la répartition des tâches dans l’équipe. Bien souvent, on constate une organisation en silo des services paie. Chaque employé gère une seule tâche ou étape de la paie, sans être capable de prendre le relai sur l’activité de ses collègues en cas de besoin. Résultat, une absence et c’est la désorganisation assurée. Ce problème est dû à des lacunes dans les connaissances et compétences de chacun, ainsi qu’à un manque de délégation de la part du management, qui favorise ce fonctionnement fordiste.  

Pour y remédier, il est capital de réorganiser la répartition des tâches afin que chacun puisse gérer la paie de manière transverse. Pour ce faire, en plus de la rédaction des procédures, les compétences de l’équipe doivent être mises à niveau par de la formation. Une fois tout le monde capable de prendre la main sur l’ensemble du cycle de paie en théorie, il faut favoriser le partage et la mise en commun des outils, comme les accès mails de chacun, pour que cette prise en main puisse se concrétiser. L’existence d’outils collectifs et l’automatisation de certaines tâches sont donc aussi essentielles à la performance du service paie (lire “Levier de performance n°3 : la digitalisation des processus de paie).

De fait, même si chacun s’occupe de certaines tâches plutôt que d’autres au quotidien, en cas d’absence le processus est connu de tous et peut être repris en cours de route, par le reste de l’équipe ou le DRH.

Prendre du recul pour améliorer la gestion du service paie

Assurer une cohérence  interservices

Afin d’améliorer la performance du service paie, il est certes nécessaire de faire des changements au sein de son équipe, mais aussi d’assurer une cohérence globale des activités RH. Certains dysfonctionnements proviennent en effet d’un manque de compréhension des différents services. Il n’est pas rare que le service paie ne soit pas situé au même endroit que le reste des ressources humaines, ce qui, ajouté à un manque de communication, génère une frontière entre eux qui ne devrait pas exister. On constate ainsi un manque de connaissance mutuel sur le périmètre d’action des uns et des autres et une ignorance du rôle précis de chacun, qui agacent tout le monde. 

Il est donc important de rassembler les équipes pour qu’elles aient un temps d’échanges dédié. En expliquant les enjeux, les problématiques et la complexité des missions de chacun, et en reprécisant le périmètre d’action de chacun, la collaboration entre services sera de mise et de nombreux conflits seront évités.

Dans notre entreprise, le dirigeant se voyait régulièrement poser des questions sur des aspects RH dont il n’était pas responsable. C’est comme ça qu’il s’est rendu compte que les différentes fonctions RH ne communiquaient pas. Il a décidé d’instaurer un petit déjeuner RH mensuel qui regroupe le recrutement, l’ADP, la Paie et la communication interne afin que le temps soit pris pour les missions et les avancées de chacun soient discutées. Les choses sont plus claires pour tout le monde et cela nous permet même d’avoir de nouveaux projets. Et le tout dans une ambiance nettement plus détendue !

M. Chalamelle, chargé de recrutement

Engager une amélioration continue du service paie

Pour assurer un bon fonctionnement du service paie sur le long terme, il est important de penser régulièrement à relever la tête et à prendre du recul. Sans cette prise de hauteur, il est impossible d’observer la situation de manière rationnelle, juste et objective, ce qui est pourtant nécessaire pour ne pas s’embourber dans le quotidien et ses limites.

Une analyse régulière du service permettra d‘agir en conséquence sur les points qui doivent être améliorés. Cette analyse doit être faite à bon escient dans le but d’optimiser tous les axes potentiels de l’activité paie. Il ne s’agit pas de voir les choses uniquement avec un regard technique, mais dans leur globalité. Il ne s’agit pas non plus de décider d’une externalisation de la paie au moindre dysfonctionnement. 
Selon l’organisation de l’entreprise, des problématiques du service paie et du temps qu’ont les équipes pour l’amélioration continue, il peut être judicieux de se faire accompagner dans cette démarche d’analyse, car un regard extérieur et neuf ne pourra que permettre une meilleure réflexion et apporter de précieux conseils pour l’élaboration d’un plan d’action (lire  “Levier de performance n°4 : adapter la structure du service paie en fonction des besoins”).