Etude d’Opportunité SIRH – Paie, GTA, Pilotage de la masse salariale pour le groupe Somfy

Moderniser un SI paie devenu obsolète

«Je travaille chez SOMFY depuis un peu plus de 3 ans mais j’occupe le poste de IT business partner HR depuis mars 2021 uniquement.
En tant qu’IT business partner ma mission est d’assurer l’alignement entre les stratégies Systèmes d’Information et Métiers, les feuilles de route, les priorités et rendre compte de la performance SI aux Métiers.

Pour répondre à un besoin grandissant de modernisation de notre SI Paie utilisé depuis plus de 20 ans chez Somfy pour nos salariés français, (environ 2200 collaborateurs), nous avons décidé, sous l’impulsion de la responsable paie – Aurélie Brisson, de lancer un projet de refonte globale incluant, au-delà de la paie, nos solutions de GTA et de Pilotage de la Masse Salariale.

Au fil des années, nous avons développé un grand nombre de spécifiques pour répondre à nos besoins et le système devenait très lourd à maintenir. En outre, les équipes déployaient beaucoup d’efforts et de temps de travail pour produire les bulletins de paie de nos salariés ce qui impactait leur productivité et le temps consacré pour répondre aux demandes des collaborateurs. »

Solliciter un expert du marché pour accélérer et sécuriser la prise de décision

« Quand nous avons initié le projet en mars 2021, nous avions déjà l’idée de passer par un prestataire externe pour nous accompagner dans cette démarche. En effet, nos équipes RH sont très prises et nous n’avons pas les ressources internes à consacrer au projet.

Comme nous avons déployé notre SIRH Paie, GTA et Pilotage de la masse salariale actuel il y a de nombreuses années, nous n’avons pas pris le temps de benchmarker le marché pour comprendre ce qui existe et ce qui pourrait correspondre à nos nouveaux enjeux et objectifs.

Aussi, pour gagner du temps dans notre processus de sélection et obtenir une vision budgétaire précise autour de ce projet, nous avons shortlisté trois sociétés externes afin de réaliser pour nous un macro cahier des charges et un cadrage budgétaire détaillé nécessaires à la prise de décision par notre direction».

Une mission efficacement réalisée dans le respect des délais impartis

«L’objectif à court terme était d’obtenir un budget pour bâtir la Value Project Proposition (gains versus coûts) à présenter à notre direction en septembre 2021 afin d’ avalider le projet.

A partir de mars, nous avons rencontré les différents prestataires de notre shortlist et avons retenu Newext RH de façon collégiale avec notre responsable paie et notre acheteuse grâce à la qualité de leur réponse, la séniorité de l’équipe projet et la forte expertise terrain et métier de ses consultants et de son dirigeant.

A l’issue de la contractualisation, Newext RH nous a rapidement transmis un planning précis et organisé les ateliers de cadrage sur la base d’entretiens individuels.

La restitution avec tous les éléments a été réalisée comme prévu fin juillet 2021, incluant également une offre pour la rédaction du cahier des charges détaillé qui sera aussi présentée en comité de direction.

Il nous semblait important d’anticiper les prochaines étapes du projet et cette première collaboration réussie avec Newext RH, nous a tout naturellement amené à leur demander un chiffrage pour cette potentielle prochaine mission».

Une relation de confiance pour s’inscrire dans la durée

«Avec Aurélie Brisson, nous avons réellement apprécié cette collaboration avec Newext RH. Leur connaissance précise des enjeux métiers, leur expertise des solutions du marché et leur capacité à constituer une équipe de consultants séniors ayant déjà mené ce type de mission ont été des facteurs clés pour mener à bien un projet comme le nôtre.

Nous attendons la validation de notre direction au niveau du budget et nous sommes impatients de lancer ce projet aux côtés des équipes Newext RH.

Nous sommes ravis de cette première collaboration qui a tout de suite pris. Le calendrier a été entièrement respecté, la restitution a été très claire et on sent une véritable maîtrise du sujet.

C’est très agréable de voir que l’on peut confier les rênes à une société externe. Pour nous l’objectif est atteint. Newext RH est une belle découverte et nous espérons vivement poursuivre dans ce même état d’esprit entre nos équipes. »