Logiciel BDES : pourquoi sont-ils indispensables ?

La BDES est une obligation légale et toutes les entreprises françaises de 50 salariés ou plus doivent s’y conformer. Cependant, la multiplication des indicateurs à fournir (qui devrait s’accentuer d’année en année) rend sa construction complexe et chronophage, tout comme la restitution des informations. Cette problématique est bien sûr encore plus vrai pour les entreprises de plus de 300 salariés, pour qui les obligations légales sont encore plus contraignantes. Malgré cela, bon nombre d’entre elles ne sont toujours pas équipées de logiciels dédiés et gèrent leur BDES via des outils de GED ou SharePoint par exemple.

Dans ce billet, nous allons voir ce qu’apportent les solutions spécialisées et comment elles permettent d’améliorer significativement les relations avec les IRP.

La mise à disposition des données liées à la BDES

C’est tout de même le principal objectif de la BDES : mettre des informations
claires et fiables à destination des IRP pour les éclairer et améliorer le processus de négociation collective. Mais alors, pourquoi une BDES sur Sharepoint ou dans un logiciel de GED ne conviendrait-elle pas ? Les fonctionnalités de collaboration et de structuration de documents font pourtant partie inhérente de leurs spécificités…

Bien sûr, nous ne dirons pas le contraire. En revanche, ces logiciels ne proposent que peu ou pas de fonctionnalités relatives à la datavisualisation par exemple. Il n’est pas possible (à moins de faire des développements spécifiques) de générer des rapports ou des graphiques en seulement quelques clics. Ce sont des informations brutes qui sont alors mises à disposition, limitant les possibilités de navigation et d’analyse des IRP.

Par ailleurs, les mises à jour de la BDES peuvent être fastidieuses dans un outil de GED, tandis qu’avec un logiciel dédié il est tout à fait possible d’automatiser ce processus, d’accéder à un historique, d’effectuer des comparaisons… Pour résumer, du point de vue de la mise à disposition des données, il est tout à fait possible de se passer d’un logiciel BDES, mais cela suppose de se priver de bénéfices importants. Du point de vue de la sécurité, c’est une autre histoire…

L’accès et la sécurisation de la BDES

En ces temps de RGPD et, plus globalement, de durcissement des lois relatives à la protection des données personnelles, la sécurité des processus internes à l’entreprise est plus que jamais critiquée. Pour être en conformité et éviter de sérieux dérapages, mieux vaut alors se doter d’outils qui répondent à ces besoins. En effet, des centaines de cas de fuite de données sont recensées chaque année. Des IRP ayant accès à des données confidentielles, potentiellement très personnelles, sont monnaie courante. Ces situations sont souvent très complexes à gérer et lorsqu’elles deviennent publiques, donnent une très mauvaise image de l’entreprise.

Pour s’en prémunir, rien de tel qu’un logiciel BDES sécurisé, paramétrable et RGPD friendly. Grâce à des paramétrages de droits d’accès très fins, une gestion des mandats, une traçabilité millimétrée et des mises à jour régulières en fonction de la réglementation, l’entreprise assure ses arrières et rassure les instances représentatives. C’est une très belle preuve que la gestion des données n’est pas
prise à la légère, notamment les données personnelles, et cela ne peut qu’apaiser le dialogue social. Evidemment, c’est aussi un bon moyen de rassurer la direction générale, qui sait à quel point les données alimentant la BDES sont sensibles. Mais alors, quel est le coût d’un tel logiciel ?

Le coût d’un logiciel BDES

Logiciel spécialisé et très sécurisé rime souvent avec facture salée… Ce n’est pas le cas de tous les logiciels BDES du marché, heureusement ! Pour bien aborder la notion de coûts, il est toutefois nécessaire de distinguer deux aspects : les coûts de mise en place et les coûts liés à la maintenance de la BDES.

Certes, lorsqu’un projet de déploiement de logiciel BDES démarre, un investissement de départ est nécessaire par rapport à un stockage pur et dur dans un serveur de fichiers, mais c’est sans commune mesure avec les bénéfices qui en seront retirés… Ces coûts sont en effet très vite rentabilisés, que ce soit grâce aux paramétrages liés à la sécurité, qu’aux nouvelles fonctionnalités jusque-là indisponibles dans la GED, comme les calendriers de séances. Les contributeurs à la BDES et les IRP verront clairement leur productivité augmenter et leur collaboration se fluidifier.

Concernant les coûts de maintenance, clairement il n’y a pas de débat. Les logiciels dédiés à la gestion de la BDES sont bien plus économiques. D’accord, il est nécessaire de payer une maintenance et un accès au support à l’éditeur, mais ce n’est rien en comparaison des heures passées jusque-là par les gestionnaires BDES. Faute de solution dédiée, la liste des tâches à effectuer est en effet longue : gestion des dates de mandats, suivi des versions et maintien à jour des données, paramétrages divers et variés pour tenter de sécuriser la BDES au maximum, création d’indicateurs et des rubriques légales, etc. Le coût en temps/homme est donc impressionnant face à un abonnement à de la maintenance logicielle.

Maintenant que nous avons fait le tour (non-exhaustif) des principales raisons pour s’équiper d’un logiciel dédié, vous savez ce qu’il vous reste à faire : contacter l’entreprise qui saura vous accompagner dans cette transformation, Newext RH !