Ces nouvelles manières d’externaliser les processus RH

On préfère parler de bien-être au travail ou de management intergénérationnel. Pourtant, ce qui préoccupe les RH, et ce quelque soit la taille des entreprises et leur secteur d’activité, c’est d’abord la gestion des processus internes vitaux pour l’organisation tels que la paie, l’administration du personnel, les temps, la formation… Si l’on ne parle pas de ces sujets, ou alors pas trop fort, c’est parce qu’ils sont complexes à appréhender et à traiter. Les équipes internes doivent souvent se débrouiller et naviguer à vue, accaparées par les affaires courantes et éprouvant de grandes difficultés à absorber d’importants volumes d’informations et de demandes tout en garantissant la conformité.

Clairement, les entreprises ne sont pas aidées compte tenu des offres existantes dans le domaine de l’externalisation RH. Elles sont souvent standardisées et résultent d’approches assez généralistes des enjeux de la fonction RH sans répondre réellement aux problématiques terrain. Prenons l’exemple d’une entreprise qui veut optimiser son organisation RH. S’adressant à des opérateurs « classiques » du marché, les propositions qui lui seront adressées impliquent, immanquablement, de l’audit, du conseil, du cadrage, de la consultation, de la mise en place, et seront certainement assorties d’un projet de refonte de leur SIRH…Des étapes qui prennent du temps, parfois plusieurs années. Pourtant, la motivation de la décision d’optimisation repose justement sur la volonté de créer plus de valeur et de performance tout de suite. De nouvelles manières de penser les projets sont indispensables, et cela commence par la volonté de délivrer rapidement des outils et des processus qui vont aider l’entreprise.

Vers de nouvelles approches

Des enjeux de calendrier, de conjoncture, de gain de performance, de création de valeur, de ciblage des processus… Pour ces raisons, les solutions concrètes doivent être privilégiées ! Chez Newext RH, il s’agit d’offrir de services d’externalisation pour la fonction RH enfin alignés sur les enjeux et la demande des entreprises. Comment ? En personnalisant le service. En matière de formation, certaines entreprises ont besoin de se concentrer sur les habilitations quand d’autres cherchent avant tout à fidéliser les talents. Il s’agit de réfléchir en time-to-market et cibler rapidement la problématique pour mettre en place les bons niveaux de services et les outils utiles et ainsi répondre directement aux enjeux. Alors que l’approche des acteurs traditionnels repose sur les benchmarks et la diffusion de modèles existants, il s’agit de partir du contexte client, d’avoir une compréhension fine des enjeux et contraintes pour définir des objectifs personnalisés à court terme et aboutir à de la performance. Comment parler d’agilité si le projet s’inscrit dans une temporalité de plusieurs années !

Dans notre économie numérique et globale, la réactivité ne peut plus se négocier. Lorsqu’une industrie pharmaceutique, portée par une croissance rapide, cherche à s’internationaliser et va créer une filiale aux Etats-Unis, des actions doivent être entreprises notamment pour supporter l’audit de la FDA sur la traçabilité de la formation des collaborateurs. Ici, il est primordial de pouvoir compter sur l’efficacité de son système d’information et de ses processus de gestion administrative de la formation, et ce tout en encadrant leur conformité avec les règles en vigueur dans le pays de destination. Pour y arriver, l’entreprise et son prestataire doivent conduire une approche spécifique et ciblée, avec un vrai sens des priorités.

Des outils et des hommes !

Si la vision et les méthodes sont une chose, les outils jouent un rôle puissant dans la réussite de la transformation de la fonction RH. Newext RH propose une plateforme visant à optimiser des processus à la demande et répondre rapidement à des problématiques de création de valeur interne. Les processus sont adaptables en fonction des besoins du client, tandis que la plateforme s’enrichit régulièrement avec des partenaires technologiques spécialisés.

Tout l’enjeu est de créer immédiatement de la valeur ajoutée. Sollicitons à nouveau des cas concrets. Pour une entreprise disposant d’une force commerciale importante, la remontée de primes peut générer chaque mois des échanges importants entre managers, dirigeants et RH. En digitalisant un tel processus, les risques d’erreurs sont réduits et le temps de traitement considérablement raccourci. On peut aussi citer cette entreprise qui doit recruter rapidement plusieurs centaines de saisonniers. Plutôt que de leur fournir une plateforme de dématérialisation du contrat de travail, une meilleure approche serait d’externaliser ce processus tout en le digitalisant et ainsi éviter de contraindre l’entreprise à acquérir une technologie pas forcément nécessaire à long terme.

Chez Newext RH, les équipes travaillent à livre ouvert avec leurs clients tant pour identifier les leviers d’action pour une organisation RH plus performante, que pour définir une solution métier et technologique. Le point de départ est toujours une compréhension fine de l’organisation et des enjeux des clients.