Externaliser les processus RH : bonne ou mauvaise idée ?

Nombreux sont les professionnels des RH qui croulent sous les tâches administratives, peu automatisées, sans pouvoir se centrer sur leur cœur de métier. Parmi les solutions pour alléger cette charge, tout en redonnant du pouvoir aux métiers des RH, vous avez bien entendu parler d’externalisation. Mais vous avez peur de vous lancer… Alors comment vous y prendre ? Passons en revue 5 idées reçues sur l’externalisation de vos processus RH.

L’externalisation : une perte de contrôle ?

Externaliser une fonction, cela suppose de ne plus s’en occuper en interne. Comment être sûr de tenir les délais ? De respecter les règles de confidentialité ? D’atteindre les objectifs ? Toutes ces questions sont autant de freins pour votre service RH car toutes vos fonctions ont un impact sur le bien-être de vos collaborateurs : paie, formation, recrutement …

Mais l’externalisation, c’est aussi la délégation de tâches souvent chronophages, à moindre valeur ajoutée. Cela vous permettra de vous centrer sur votre cœur de métier. L’externalisation, c’est le choix d’un partenaire avec qui vous travaillerez main dans la main pour atteindre vos objectifs. Ainsi, si vous décidez d’externaliser votre recrutement, vous serez sollicité pour définir un plan de recrutement, les profils recherchés et vous resterez maître du choix final. Pour cela, choisissez un partenaire de confiance, répondant totalement à vos attentes. Il est normal que votre prestataire vous propose des solutions, mais vous devez garder le contrôle sur ce dont vous avez réellement besoin.

L’externalisation, c’est impersonnel !

L’externalisation peut paraître compliquée quand vous avez l’impression qu’aucune offre ne correspond à vos besoins. Les prestataires que vous avez audités vous proposent des solutions standard, non adaptées à vos spécificités.

Mais l’externalisation des processus RH, c’est aussi faire appel à un partenaire qui connaît parfaitement votre métier, spécialisé sur une fonction et qui saura vous proposer les services et technologies adaptés à vos besoins, en bénéficiant de conseils et de solutions sur mesure pour votre métier.

L’externalisation… une démarche compliquée ?

Faire appel à un prestataire externe prend souvent du temps : entre la rédaction du cahier des charges, l’étude du marché et des solutions à disposition, le lancement du projet et le développement, cela peut prendre plusieurs mois. En effet, l’approche traditionnelle d’externalisation des processus RH engendre bien souvent des changements de SI, complexes et qui engagent des investissements. Les DRH sont donc souvent réfractaires quant à l’aspect de complexité.

Mais l’externalisation, c’est aussi faire appel à des solutions modulaires, agiles, qui permettent d’apporter les ressources nécessaires à l’instant T, déployables immédiatement et moins complexes que des changements de SI. Ainsi, cela vous permet de répondre à vos besoins concrets rapidement et simplement.

L’externalisation ne concerne-t-elle que la paie et le recrutement ?

Nombreux sont les services RH qui externalisent leur paie et leur recrutement. Bien souvent, les professionnels des RH pensent même que ce sont les seuls processus que l’on peut externaliser. En effet, le marché fourmille d’offres concernant ces domaines d’application.

Mais l’externalisation des processus RH ne se cantonne pas qu’à ces fonctions. En effet, la digitalisation des entreprises permet aujourd’hui de mieux fonctionner avec des prestataires RH grâce aux gains de temps considérables obtenus en collecte, analyse et restitution des données. Ainsi, des tâches telles que la gestion des temps et activités, la gestion administrative des salariés, le traitement des notes de frais… peuvent également être externalisées de manière agile.

L’externalisation : la corde au cou ?

Les entreprises pensent souvent que l’externalisation est un engagement sur le long terme. Vous avez donc peur de vous retrouver coincé, sans pouvoir modifier les paramètres d’action de votre partenaire. De plus, la crainte d’un dérapage budgétaire est très présente : et si le prix de la prestation augmentait par la suite ? Quels sont les coûts cachés ?

Mais l’externalisation, c’est aussi faire appel à un partenaire pour un besoin ponctuel, qui s’adapte à vos enjeux à l’instant T. C’est le cas lorsque vous intégrez le personnel d’une nouvelle filiale suite à une acquisition, par exemple. En attendant d’uniformiser tous vos outils et processus, vous pouvez externaliser ponctuellement la gestion de leur paie, de la formation, du recrutement… pour une période donnée. D’autre part, l’externalisation permet de variabiliser les coûts grâce à la définition d’un contrat spécifique et adapté aux contraintes de votre entreprise.

Toutes ces idées reçues sur l’externalisation RH méritent d’être confrontées à la situation réelle de votre entreprise. Creusez le sujet…. Et si l’externalisation vous permettait finalement de vous recentrer sur votre cœur de métier : l’humain ?