La transformation digitale des RH : à ne pas confondre avec informatisation

La fonction de DRH a fortement évolué ces dernières années. Ayant atteint un certain niveau de maturité en matière d’informatisation des processus et d’externalisation, le virage s’opère désormais sur le volet organisationnel. Bien évidemment, les changements continuent de s’appuyer sur les nouvelles technologies, complètement intégrée dans le quotidien des RH. D’ailleurs, quelle est la différence entre informatisation et transformation digitale des ressources humaines ? Éléments de contexte dans ce billet.

Le graal de l’informatisation et externalisation

Au départ, les principales tâches de la fonction RH étaient d’assurer le respect des obligations légales liées au droit du travail au sein de l’entreprise, la paie, les contrats et les éventuelles mesures disciplinaires. Avec les années et l’évolution des contraintes légales et des besoins, les RH se sont étoffées pour devenir un service central par lequel transitent bon nombre d’informations sensibles. Afin de pouvoir absorber ces évolutions, les RH ont donc commencé leur mutation.

Elles se sont informatisées et équipées d’outils puissants pour pouvoir répondre à la complexité grandissante de la gestion administrative. Les entreprises ont d’abord développés des applications maison, puis se sont équipées en SIRH*. Leurs domaines de prédilection ? La paie, et la gestion des temps et activités, la gestion des talents. Et étrangement pas tellement la gestion des processus administratifs RH…

Au fil du temps, cette petite révolution dans les usages des RH s’est accompagnée d’un fort recours à l’externalisation, notamment pour la paie. La preuve : aujourd’hui, plus de 30% des entreprises françaises externalisent le traitement de la paie, ce nombre grimpe à 80% en Belgique** !

Grâce à cette informatisation couplée à l’externalisation principalement du recrutement et de la paie, les RH ont fortement gagné en productivité, mais parfois au dépend de leur liberté…

Le revers de la médaille

L’informatisation de la fonction RH a eu de très nombreux bénéfices, pour les ressources humaines elle-même comme pour le reste de l’entreprise : plus grande autonomie des salariés, meilleure fiabilité des données, réduction des coûts… En revanche, il y a aussi un côté sombre à cette informatisation. En effet, les SIRH et consorts peuvent s’avérer très contraignants car très rigides. Ce qui peut paraître au départ une bonne nouvelle grâce à la mise en place de procédures claires et l’harmonisation des pratiques peut en fait devenir un véritable carcan.

Lorsque l’organisation évolue, que les domaines d’applications s’élargissent où que tout simplement l’on souhaite modifier une procédure cela devient compliqué. Les logiciels de type SIRH prennent plusieurs mois, voire plusieurs années à être intégrés au sein d’une entreprise, il n’est donc pas question de les modifier quand bon vous semble et encore moins de s’en défaire ! Les cas particuliers continuent donc à être traités en parallèle via des échanges de tableaux Excel ou de documents papier, d’email, au téléphone… Bien évidemment, cela pose des problèmes de temps passés, de fiabilité des données à cause des nombreuses ressaisies, de sécurisation de l’accès à ces données, mais aussi d’image de la DRH vis vis de ses clients internes et externes.

Avec l’externalisation, même constat : même si globalement les avantages sont au rendez-vous, les exceptions peuvent coûter cher, comme l’envoi de données variables de paie hors délai. Il faut donc bien réfléchir avant de se lancer ou de choisir son prestataire.

La transformation digitale : une réconciliation ?

Et si finalement, la solution ne résiderait-elle pas dans la transformation digitale ? En effet, lorsque l’on en parle, nous pensons immédiatement à des outils : apogée du SIRH, avènement du SaaS, des applications logicielles à n’en plus finir… Mais la transformation digitale va bien au-delà l’informatisation justement : c’est aussi une évolution dans les façons de faire. Chez Newext-RH nous y voyons une opportunité d’améliorer la collaboration au sein de l’entreprise, d’apporter de la transversalité, de fluidifier les échanges, aider par les bons outils, bien entendu.

Par ailleurs, lorsque l’on parle aujourd’hui de transformation digitale des RH, on ne vise pas seulement l’amélioration des performances du département, mais aussi des bénéfices opérationnels et une meilleure expérience collaborateur.

Grâce à la transformation digitale, il est également possible de toucher des activités moins analytiques comme le traitement au quotidien des questions RH des salariés par exemple. Elle apporte de la souplesse et de l’agilité dans le quotidien des RH, permet de se réinventer et d’ouvrir les horizons. Il n’y a pas qu’une manière de faire, celle des gros SIRH, mais des centaines de variantes sur-mesure selons les besoins, les contextes, la culture de l’entreprise… La transformation digitale ce n’est donc pas un projet informatique avec une durée de vie limitée, mais bien une nouvelle manière de penser, de nouveaux codes intégrés à la vie de l’entreprise !

Pour bien mener la digitalisation RH au quotidien, il est nécessaire de faire appel à des technologies qui y ont inscrit l’agilité dans leur ADN. Il est également essentiel de s’appuyer sur des partenaires qui connaissent les enjeux des RH, mais disposant aussi de solides connaissances IT pour garantir le succès du déploiement des briques digitales RH. L’intérêt de choisir le bon partenaire pour opérer la transition numérique de la DRH est aussi de ne pas tomber dans le piège d’une “usine à gaz” ou dans les rigidités de l’informatisation à outrance.

*Système d’information de gestion des ressources humaines
**Source : ADP