Le contrôle de paie à l’heure du digital et de l’IA

45 % du temps de l’activité paie est consacré au contrôle de la paie et des déclarations*, cependant avec l’arrivée de la DSN (Déclaration Sociale Nominative) et du PAS (Prélèvement à la Source) le contrôle de paie se renforce et est aujourd’hui sur le devant de la scène. Il n’est toutefois pas toujours évident de se rendre compte de tous les tenants et aboutissants de cette mission. Pourquoi est-elle si particulière ? Comment peut-elle être optimisée grâce au digital et à l’IA** ? Réponses dans ce billet.

Le contrôle de paie, une mission aux enjeux critiques

Qui dit fournir la paie dit fournir un service d’excellence. La paie est l’élément central du salariat et elle doit être juste à tout point de vue. La moindre erreur peut provoquer de multiples allers-retours avec le salarié ou le prestataire externe et coûter cher à une entreprise au bout du compte. Pourtant les écarts ne sont pas rares : selon le rapport annuel 2015 de l’ACOSS***, 2/3 des employeurs contrôlés ont fait l’objet d’un redressement.

En effet, le contrôle de paie implique des tâches répétitives et très techniques. Elles demandent un grand savoir-faire et beaucoup de compétences. Il faut parfaitement connaître le contexte réglementaire de travail (conventions collectives, accords de branches, etc.), son histoire (harmonisation sociale, acquisition de sociétés, usages, groupes fermés…), voire la situation personnelle de certains salariés.

Tout cela s’est encore amplifié avec l’arrivée du bulletin clarifié. Auparavant organisé pour faciliter le contrôle de la paie et les diverses déclarations, il évolue pour devenir plus lisible pour les salariés. Pour les gestionnaires de paie, il est donc nécessaire de revoir les pratiques de contrôle. La DSN a elle aussi modifié en profondeur les pratiques : certains contrôles jusque-là annuels sont désormais mensuels. La charge de travail s’est donc accrue alors que les gestionnaires passaient déjà trois à cinq jours par mois à effectuer leurs contrôles.

Le digital et l’IA au service des gestionnaires de paie

En théorie, un gestionnaire de paie doit contrôler plus de 500 données paie et 400 rubriques DSN par bulletin chaque mois. Par conséquent, l’automatisation d’une partie ou de la totalité de ces contrôles est essentielle. Il doit pouvoir réaliser des analyses croisées, des comparatifs entre deux traitements, incluant des informations diverses (paie, comptables, déclaratives). Bien évidemment, une partie de ces processus est d’ores et déjà digitalisée, cependant dans la plupart des cas les gestionnaires disposent de plusieurs applications différentes. La part manuelle du travail est donc encore bien présente.

En allant plus loin dans la digitalisation du contrôle de paie et en faisant appel à l’IA, l’idée est donc de réduire le temps passé par les gestionnaires de paie à la détection des anomalies. Evidemment, la qualité et la fiabilité des données s’en trouve par la même occasion améliorée. Plutôt que de procéder bulletin par bulletin ou par extraction de données, il vaut mieux faire appel à l’IA et au machine learning.

Grâce aux contrôles intégrés en standard dans les outils, à un pré-paramétrage effectué avec les gestionnaires de paie et un processus d’amélioration continue du logiciel, la détection des anomalies s’automatise. Les gains de productivité sont donc très rapidement au rendez-vous. Bien sûr, l’humain reste indispensable pour alimenter le logiciel des divers cas particuliers rencontrés au cours des campagnes mensuelles. De plus, la connaissance du terrain et l’expertise dans la résolution des anomalies dépendent eux aussi des gestionnaires. Ces logiciels leur permettent donc de se consacrer à ces tâches à plus haute valeur ajoutée.

Les grandes réformes comme le PAS**** viennent encore ajouter de la complexité à un métier qui n’en a pas besoin… La digitalisation de la partie contrôle est donc une véritable opportunité à saisir !

Chez Newext-RH nous vous accompagnons de A à Z dans cette démarche de digitalisation. Nous sommes en mesure vous fournir la solution digitale la plus adaptée à vos besoins, un appui opérationnel dans l’automatisation des contrôles, l’analyse des anomalies et la mise en place des actions correctives. Le but ultime ? Vous permettre de gagner en valeur ajoutée et en sérénité grâce à la sécurisation de votre paie et des gains de temps considérables.

* Source : Benchmark ADP – 59 sociétés de 600 à 14 000 salariés gérés en paie
** Intelligence Artificielle
*** Agence Centrale des Organismes de Sécurité Sociale – Caisse nationale des Urssaf
**** Prélèvement à la source