Digital Learning : et si on dématérialisait le présentiel ?

Le Digital Learning est une tendance de fond dans l’univers de la formation. La preuve : en deux ans, le nombre de digital learning managers (DLM) serait passé de quelques centaines à plusieurs milliers en France, selon le baromètre 2018 de Learn Assembly. Dans les entreprises, les formations à distance se multiplient en effet. Toutefois, on parle moins des apports du digital pour les formations en présentiel, alors qu’elles sont toujours (voire plus que jamais) d’actualité. Meilleure interactivité, hausse de la productivité, KPI fiabilisés… Les bénéfices sont nombreux ! Éclairage dans cet article.

Des bénéfices pour les stagiaires et les formateurs

Tous les processus liés à la gestion des formations présentielles sont encore très majoritairement papier : impression des listes d’émargement, des supports de formation, des questionnaires d’évaluation, etc. Cela demande donc beaucoup de temps, de rigueur et… de papier, évidemment ! Digitaliser ces processus est pourtant simple et profite à tous : les stagiaires, bien sûr, mais surtout les formateurs et l’entreprise.

Pour les formateurs la dématérialisation des processus de formation est un bénéfice énorme. Ils n’ont plus à gérer des tonnes de documents, tout se passe dans une interface intuitive et ergonomique. La feuille de présence est dématérialisée et chaque participant signe depuis son smartphone ou sa tablette. Un nouveau chapitre est ouvert durant la formation ? Le document est envoyé en un clic aux présents. Les questionnaires à chaud sont récupérés et consolidés directement et mis à disposition du gestionnaire. Par ailleurs, les formateurs ont accès à toute une palette d’activités pédagogiques digitales qui viennent enrichir et dynamiser les sessions comme : un mur de selfies, des nuages de mots, des vidéos, des sondages, des quiz… Et bien sûr les stagiaires en profitent !

Hausse de la valeur ajoutée et fiabilisation des données pour l’entreprise

L’entreprise et les gestionnaires de formation ont également tout à y gagner ! Pour vous donner une idée : pour une session de 8 personnes, le temps moyen de traitement des éléments papier est compris entre 60 et 90 minutes. En dématérialisant ce processus, le temps de traitement des documents devenus numériques se réduit à 2 ou 3 minutes : le gain de temps total est d’environ 70 % pour l’organisation d’une formation. La productivité est donc considérablement augmentée et le coût des documents papier supprimé. Autre ordre de grandeur : pour une entreprise organisant 1000 sessions par an c’est environ 422 ramettes de papier économisées soit 26 arbres sauvés ! Et ce n’est pas le seul avantage : les données provenant des formations (réponses aux sondages, questionnaires d’évaluation, nombre d’inscrits, de présents, etc.) sont automatiquement traitées. L’entreprise obtient donc une bien meilleure traçabilité et fiabilise ses données en supprimant toutes les étapes de ressaisie. Les indicateurs de performance sont donc plus pertinents et disponibles instantanément.

Pour faire simple, les formateurs et les gestionnaires peuvent enfin passer du temps sur des tâches ayant une véritable valeur ajoutée : construire des formations 2.0, faire évoluer les formations existantes, analyser les résultats d’enquêtes pour améliorer le dispositif…

Comment digitaliser ses formations présentielles ?

De nombreuses entreprises dispensant des formations tout au long de l’année sont d’ores et déjà équipées de SI formation et cela ne fait que se renforcer avec les créations d’universités internes notamment. La digitalisation du présentiel n’impose pas à ces organisations de supprimer leur existant, bien au contraire ! Nos solutions logicielles ne se positionnent pas en concurrence des systèmes de gestion de formation, mais en complémentarité. Elles fonctionnent comme des briques digitales additionnelles aux systèmes en place pour améliorer les processus avec agilité, sans déconstruire des années de travail. Vous pouvez par exemple choisir la brique de dématérialisation des éléments de gestion du présentiel, l’outil de création d’évaluation et de quiz…

Nos solutions de digitalisation du présentiel s’inscrivent totalement dans la lignée de la récente réforme de la formation. En effet, elle impose un suivi des acquis plus strict, compliqué à mettre en place sans solution de digitalisation. Grâce à nos logiciels, il devient simple d’envoyer, collecter et traiter des questionnaires, de transmettre des analyses consolidées aux organismes vérificateurs et d’apporter des preuves d’efficacité des formations auprès des directions.

Bien sûr, les entreprises n’ayant pas “professionnalisé” leurs systèmes de formation peuvent également bénéficier des avantages de ces briques, et ce, très rapidement. Pour un volume de formation moyen (quelques centaines de formations par an), 2 semaines de déploiement suffisent. Pour les plus gros volumes, comptez 3 ou 4 mois. Evidemment, le système est tout à fait dissociable et tout à fait agile, il est possible d’ajouter seulement la gestion des évaluations dans un premier temps, puis d’accroître le spectre d’action au fur et à mesure.