Processus de révision salariale : les bénéfices apportés par la digitalisation

Marronnier pour toutes les directions RH, les révisions salariales sont des processus complexes et bien particuliers. Premièrement, les périodes concernées sont très courtes, il faut donc une grande agilité et beaucoup de réactivité. Deuxièmement, ce sont des processus scrutées à la loupe par toute l’entreprise, syndicats, salariés, managers… Troisièmement, les révisions salariales sont très sensibles d’un point de vue sécurité : des données stratégiques et personnelles sont diffusées dans toute l’entreprise.

Pourtant, les révisions salariales sont dans la grande majorité des cas gérées manuellement sous Excel ce qui offre, certes, une certaine souplesse mais pose question en termes de fiabilité et de sécurité des données. Sans parler de la conformité au RGPD. Mais est-il seulement possible d’améliorer le processus de révision salariale ? Réponse à cette question dans cet article.

Processus de révision salariale souvent synonyme de complexité

Les circuits de production et de validation des processus de révision salariale sont complexes, notamment dans les grandes entreprises : note de cadrage du DRH, propositions des managers, validation des RRH, décision finale du DRH et de la direction… Les étapes et les parties prenantes sont nombreuses. Bien sûr, les allers-retours entre les niveaux intermédiaires sont légion sous-entendent nombre de modifications de données, ajouts de commentaires, etc. Par ailleurs, il n’est pas rare que le processus soit fortement remodelé d’une année sur l’autre ce qui rend la tâche très chronophage et complexe.

De plus, les révisions salariales ne concernent pas uniquement les AI (augmentations individuelles). Les AC (augmentations collectives), primes exceptionnelles, promotions individuelles, bonus, évaluations, etc. entrent eux aussi dans le circuit de révision salariale. Les managers peuvent également être amenés à ajouter des commentaires, modifier des données… Encore une fois, la complexité est au rendez-vous.

Pour gérer cela, les directions RH sont malheureusement entre deux eaux. En effet, les révisions salariales ne sont pas gérées par la paie, leurs logiciels ne sont pas capables de les traiter. Elles ne sont pas non plus prise en grande considération par les logiciels de gestion des talents. Certains d’entre eux possèdent un module mais on remarque vite que c’est le parent pauvre au niveau fonctionnel. C’est pour cette raison qu’énormément d’entreprises utilisent Excel pour leurs révisions salariales. Sa souplesse, sa facilité d’utilisation pour les répondants et son universalité sont autant de critères qui permettent de gérer cette complexité sans perdre en agilité. Le problème ? La fiabilité et la sécurité des données sont souvent mises de côté, sacrifiées sur l’autel de la flexibilité.

Flexibilité, productivité et sécurité au coeur des enjeux

Les directions RH en ont bien conscience, les fichiers Excel ont leurs limites. Que ce soit d’un point de vue sécurité avec la possibilité de transférer les fichiers, de consulter les données, etc. mais aussi d’un point de vue consolidation. En effet, lorsque les fichiers Excel ont enfin été séparés et vérifiés pour être envoyés aux dizaines, voire centaines, de managers impliqués, il faut ensuite faire le suivi. Qui a répondu ? Les données sont-elles cohérentes ? Le montant cumulé des augmentations tient-il dans l’enveloppe allouée ? Un travail de fourmi pour les départements RH.

Une fois que les données sont validées, il faut ensuite les consolider pour les transférer dans le SI et les logiciels RH structurants. Puis, vérifier de nouveau… Une autre paire de manches. Et ne parlons pas des lettres d’avenants à éditer, des documents à imprimer, signer et conserver, etc. Parmi toutes ces tâches, nombre d’entre elles pourraient être optimisées afin que les DRH et RRH gagnent en productivité et en valeur ajoutée.

Par ailleurs, les départements RH gèrent quantité de données sensibles et sont donc particulièrement concernés par les réglementations liées aux données personnelles. Avec l’entrée en vigueur du RGPD en mai 2018, les attentes à ce niveau sont encore plus fortes de la part des salariés. Sur ce plan, les processus Excel sont plus que jamais remis en question.

Digitalisation des révisions salariales : la solution ?

Pour accompagner les directions RH dans leur digitalisation des révisions salariales, il existe des solutions logicielles spécifiques agiles et rapide à mettre en oeuvre. Elles s’intègrent à l’existant très facilement, sans avoir besoin de revoir en profondeur les pratiques. Il est donc possible de profiter des bénéfices du logiciel très rapidement, avec un vrai retour sur investissement. C’est un point essentiel pour un processus comme les révisions salariales à la saisonnalité très courte.

En digitalisant les révisions salariales la préparation des données reste identique, elles sont ensuite transférées dans un logiciel et facilement modifiables afin de conserver une grande agilité. Les managers ont accès à leur population cible et réalisent leurs propositions via un accès sécurisé. Il est donc beaucoup plus simple pour les RRH de suivre l’avancement, d’effectuer des relances et de compiler les données. Certains de ces logiciels permettent aussi d’ajouter des benchmarks externes pour challenger les révisions et automatiser de nombreuses tâches comme l’édition des lettres d’avenants, la construction de tableaux de synthèse, etc.

Mais, au-delà des gains de valeur ajoutée possibles en améliorant le processus de révision salariale, le déploiement d’un logiciel permet également de renforcer drastiquement la sécurité des données. Les informations restent dans le périmètre du SI et ne sont plus exportées, ni envoyées par mail. De plus, il est possible de verrouiller facilement les cellules sensibles et de restaurer des versions grâce aux fonctionnalités historiques afin de conserver la cohérence des données et éviter les mauvaises manipulations. Enfin, puisque la solution centralise toutes les données, plus besoin de passer des heures à les consolider.

La digitalisation du processus de révision salariale grâce à une solution logicielle adaptée et agile est donc synonyme de gains significatifs d’efficacité mais aussi d’un plus grand respect des réglementations telle que le RGPD. Bien sûr, il est indispensable que cela soit fait simplement, dans des délais d’intégration et à des coûts raisonnables ! Chez Newext RH, nous en avons totalement conscience et nous vous accompagnons de A à Z dans cette démarche : de la réflexion initiale, à la proposition de la solution la mieux adaptée à votre contexte et à son implémentation. Pour échanger avec un expert des révisions salariales et découvrir tous les bénéfices apportés par la digitalisation, contactez-nous !