Base de connaissance RH : comment améliorer l’expérience employé et gagner en productivité ?

Les ressources humaines, toutes spécialités confondues, font face à une grande diversité de challenges ces dernières années dont celui d’améliorer l’expérience collaborateur. Le souhait des RH : coller le plus possible aux pratiques digitales personnelles des salariés. Bien évidemment, en proposant cette expérience collaborateur digitalisée, les équipes RH cherchent aussi à gagner en productivité. Malheureusement, aujourd’hui seulement 46 % des actifs français déclarent utiliser les outils de gestion de RH de leur entreprise, alors que parmi ceux qui les utilisent, 90 % s’accordent à dire qu’ils permettent de gagner du temps. Alors, comment permettre de fluidifier la relation RH / collaborateur et permettre à chacun de gagner du temps ? Et bien, grâce à une base de connaissance RH… Pour en savoir plus, c’est en dessous !

Définition base de connaissance RH : les fondamentaux

Pour commencer, il est important de s’attarder sur les principales caractéristiques d’une base de connaissance RH (ou HR knowledge base pour les anglophones). En quoi cela consiste-t-il ? Pour faire simple, ces outils sont des portails en libre-service permettant aux collaborateurs d’accéder à de multiples informations. Une question sur un accord d’entreprise, des avantages sociaux ? En savoir plus sur la politique de remboursement des notes de frais ? Connaître les dispositifs d’épargne salariale ? Les réponses sont dans la base de connaissance RH.

Ces portails sont bien évidemment structurés de sorte que les collaborateurs aient immédiatement la réponse à leur question. Une bonne base de connaissance RH a donc des rubriques configurables, plusieurs méthodes de recherche, des liens entre les contenus, les formulaires et les processus.

Une base de connaissance RH n’est donc pas une simple solution de GED, cela va beaucoup plus loin. Tout d’abord, elle doit réellement être orientée vers les salariés avec pour mots d’ordre : simplicité et personnalisation.

Base de connaissance RH : quels bénéfices ?

Construire une base de connaissance RH performante et adaptée aux utilisateurs est une chose, mais pour quels résultats ? Quels sont les principaux bénéfices du déploiement d’une telle solution ?

En premier lieu, les ressources humaines peuvent s’attendre à réduire drastiquement le nombre de sollicitations provenant des collaborateurs. Terminé les discours tout préparés pour expliquer 10 fois où se trouve tel article de la convention collective ou la manière dont on peut demander la copie d’un bulletin de salaire. Certains éditeurs avancent des chiffres comme une réduction de 80 % des appels vers le centre de services partagés. En mettant à disposition des collaborateurs des formulaires ou des dossiers thématiques spécifiques et concrets, les bases de connaissance RH leur permettent de gagner en autonomie et de ne plus s’adresser systématiquement aux RH. Les gains de productivité sont alors au rendez-vous pour toutes les parties prenantes !

Base de connaissance RH : comment la mettre en oeuvre ?

Le mieux en ce qui concerne la mise en oeuvre d’une base de connaissance est de partir d’une plateforme globale qui soit capable de gérer également des processus de Case Management et un portail Self-Service, au minimum. En effet, se contenter d’un outil de type GED pour construire sa base de connaissance RH serait se priver de tous les bénéfices qui y sont liés. Il est indispensable de pouvoir disposer de formulaires de contact, de workflows de validation, de machine learning… Attention également à la notion de mobilité dans le choix de l’outil. Afin d’être au plus près des habitudes des collaborateurs, la consultation du logiciel sur mobile est essentielle !

Bien évidemment, l’idéal est de ne pas se lancer seul dans ces projets de déploiement et d’être accompagné par un partenaire, spécialiste de la digitalisation RH vous évitera certains écueils. Lesquels ? Celui de penser qu’avec quelques développements spécifiques dans votre SIRH vous pourrez tout à fait avoir une base de connaissance évolutive et attractive pour vos employés. Ou celui de vouloir construire votre base de connaissance en une fois et mettre des mois avant de la mettre en ligne, alors qu’avec une approche plus agile, les premiers résultats pourraient être obtenus en quelques semaines.

Bien entendu, si vous ne connaissez personne qui puisse vous accompagner dans cette démarche de digitalisation de vos processus RH, chez Newext RH, nous serions ravis de jouer ce rôle 🙂 Faites nous confiance, comme Elior, LVMH, GSK ou encore CNP et entrez dans l’univers du digital RH en toute sérénité !