Les cinq piliers du management de la relation employé

Entre le moment où ils postulent et le jour où ils quittent l’entreprise, les salariés suivent un parcours que l’on peut assimiler à un véritable “cycle de vie”. Le défi du service RH : proposer une expérience collaborateur suffisamment attractive pour fidéliser les employés, et ce, à chaque étape de leur cycle de vie dans l’entreprise. Pour ce faire, il convient de connaître et de maîtriser les cinq piliers du management de la relation employé.

1- Accueillir vos collaborateurs

Vous avez déployé beaucoup d’énergie pour attirer et recruter les nouveaux collaborateurs qui accompagneront le développement de l’entreprise. Après avoir investi tant d’efforts dans vos processus de recrutement pour dénicher un talent, il n’est pas question de le laisser filer. Et la fidélisation commence dès le jour de son arrivée.

En effet, les premiers instants dans l’entreprise sont importants pour votre nouvelle recrue. La première impression se doit d’être bonne : réservez-lui donc un accueil soigné.

D’abord, faites en sorte de réunir collaborateurs, managers et dirigeants pour son arrivée : le nouveau collaborateur se sentira plus à l’aise s’il sent que sa venue a été annoncée, voire attendue par ses futurs collègues. Avant de l’installer à son poste de travail (qui aura été préparé pour son arrivée !), proposez à votre nouvel employé de faire une visite des locaux. L’occasion de découvrir son nouveau lieu de travail, mais également de faire la connaissance des équipes avec lesquelles il s’apprête à évoluer. Prenez le temps de faire les présentations, dans une ambiance conviviale et informelle, par exemple autour d’un petit déjeuner.

Les premiers jours, n’oubliez pas de vérifier, le cas échéant, auprès de son manager, que votre nouvelle recrue ne manque de rien pour prendre ses fonctions dans les meilleures conditions.

2- Intégrer vos nouvelles recrues

L’accueil est une première étape, mais l’intégration d’un nouveau collaborateur ne se résume évidemment pas au jour de son arrivée. Le processus d’intégration comprend sa formation et son temps d’adaptation au fonctionnement interne et à ses nouveaux outils de travail. Cette étape du “cycle de vie” de l’employé peut être plus ou moins longue. En tout cas, elle s’achève lorsque celui-ci est autonome dans sa fonction et maîtrise parfaitement son environnement de travail.

Idéalement, il faut que le collaborateur puisse s’appuyer sur un de ses collègues pour l’accompagner durant sa prise de poste. Ce dernier doit être en mesure de guider ce nouveau salarié et de répondre à ses questions tout au long de sa période d’intégration. Attention il doit avant tout être volontaire pour endosser ce rôle de “tuteur”. Sinon, l’expérience pourrait être mal vécue pour les deux employés. Selon les habitudes de votre organisation, ce rôle peut aussi être assumé par le manager de la nouvelle recrue.

Assurez-vous que l’intégration se passe bien en organisant des points réguliers. Assurez-vous qu’il trouve auprès de sa hiérarchie les réponses, le soutien et les outils dont il a besoin. De cette façon, vous serez en mesure d’évaluer l’adaptation et les compétences de votre nouveau salarié durant sa période d’essai et pourrez réagir rapidement au besoin.

3- Communiquer avec transparence et bienveillance

La plupart des salariés estiment que la reconnaissance dans le milieu professionnel a un impact positif sur leur travail. Mais plus que la reconnaissance, c’est la facilité de communication dans sa globalité qui est plébiscitée par les salariés. Elle est en effet la clé d’une relation employé apaisée et transparente.

Pour entretenir un environnement favorable à la communication, le service RH a intérêt à transmettre un discours clair, transparent et cohérent auprès de tous les collaborateurs.

Incitez les managers à saluer les réussites des salariés de vive voix et de les encourager à se soutenir les uns les autres au quotidien. Vos collaborateurs seront ravis d’être valorisés lorsqu’ils le méritent. D’autant qu’un feedback régulier leur permet de monter en compétences et se sentir utiles. Avec une communication efficace et bienveillante, qui reflète vos valeurs, vous contribuez à fidéliser vos salariés et à développer un sentiment d’appartenance.

4- Écouter et répondre aux besoins

Si la communication est l’un des piliers de la relation employé, elle doit être à double sens ! Savoir communiquer, c’est aussi savoir écouter les salariés lorsqu’ils en ressentent le besoin. Il va sans dire qu’une entreprise performante s’appuie sur des salariés engagés et motivés. Or, le manque d’écoute et le manque de reconnaissance figurent parmi les principales raisons de désengagement des salariés…

Par conséquent, le service RH doit se montrer ouvert et rester à l’écoute des collaborateurs pour ce qui concerne leurs humeurs, leur qualité de vie au travail ou encore leurs relations avec la hiérarchie. Il doit être en capacité de répondre aux différentes demandes administratives des collaborateurs avec réactivité et fiabilité. Il doit aussi encourager les managers à adopter une telle attitude. Les collaborateurs doivent se sentir écoutés et compris pour s’impliquer davantage. Prenez donc en considération leurs demandes (humeur du jour, sondages, “engageomètre”, boîte à idées…) et proposez-leur des solutions concrètes lorsque cela est possible.

Ces feedbacks émanant des collaborateurs sont essentiels à un bon management de la relation employé. Ils peuvent vous aider à mieux connaître le niveau de bien-être au sein des équipes et ainsi d’ajuster rapidement votre management si le moral n’est pas au rendez-vous.

5- Mesurer la qualité de service RH

Enfin, pour manager la relation employé comme il se doit, le service RH a intérêt à analyser et mesurer la qualité des processus RH en place. Pour cela, il est nécessaire de reprendre point par point les items précédents et de consolider un bilan de ces actions.

• Les principaux indicateurs de la performance du service RH quant au management de la relation employé peuvent être les suivants :
• le temps d’intégration des employés,
• le taux de formation des nouveaux salariés,
• le taux d’engagement des collaborateurs,
• le taux de démission,
• la durée moyenne des contrats de travail…
• le temps de réponse moyen aux demandes des collaborateurs

Couchés sur le papier, ces piliers semblent couler de source. Pourtant, chacun sait qu’au quotidien, leur mise en œuvre peut être vite reléguée au second plan, du fait des priorités business.

Il appartient aux services RH de veiller à ce que l’expérience collaborateur reste une priorité. C’est en digitalisant leur relation employé avec des outils adaptés, collaboratifs et facilement exploitables par tous, qu’ils pourront répondre efficacement à chaque étape du cycle de vie du collaborateur dans l’organisation.

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