Relation Employé : développer une approche transversale grâce à un portail de self-service RH

La qualité de la relation employé est un élément clé dans toute entreprise. Une bonne entente entre un employeur et ses salariés contribue grandement au bien-être de chacun, comme à la performance de l’entreprise. Si les salariés sont heureux, ils seront plus motivés, plus impliqués et par conséquent plus productifs. La fonction RH a son rôle à jouer dans l’amélioration de l’expérience collaborateur. Alors que 69 % des décideurs RH et SIRH considèrent qu’offrir des services RH innovants est un véritable challenge(1), la mise en place d’une plateforme de self-service RH pourrait s’avérer être une solution très accessible et profitable.

Qu’est-ce qu’une plateforme de self-service RH ?

Une plateforme de self-service RH permet de donner un accès aux salariés à de nombreuses informations qui les concernent : annonces de l’entreprise, actualités spécifiques aux RH, documents administratifs, formulaires de demande… Le self-service RH permet également aux salariés d’effectuer des démarches internes directement en ligne. Ils peuvent par exemple faire des demandes de congés, mettre à jour leurs données personnelles, ou encore soumettre leurs notes de frais.

En résumé, une plateforme de self-service RH est un espace digital partagé qui vise à rendre accessibles les services RH à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. En mettant en place ce type de portail, la fonction RH facilite la circulation de l’information auprès des différents services de l’entreprise (dans les deux sens !). La plateforme est en pôle position pour fluidifier les échanges entre RH et collaborateurs, mais aussi pour améliorer la relation employé.

Une communication transversale qui profite à tous

Par nature, les processus RH génèrent de nombreuses interactions avec les collaborateurs et les canaux d’échanges peuvent rapidement se multiplier, de façon à créer une véritable cacophonie : mails, téléphone, messagerie instantanée style Slack, réseau social interne… . D’un côté, les salariés ne savent plus où trouver l’information recherchée, ni par quel biais communiquer ou même qui contacter. De l’autre, les RH gèrent une multitude de points de contact, à partir desquels l’information finit par ne plus circuler convenablement.

Dès lors, la plateforme de self-service RH a pour objectif de canaliser et de faciliter tous ces échanges afin de les rendre plus efficaces. Et ce portail unique proposant un accès en libre service aux informations et au support RH profite à tous.

Les collaborateurs accèdent très facilement aux données dont ils ont besoin et peuvent les modifier eux-mêmes en ligne. Ils bénéficient d’une communication individualisée dans le sens où ils peuvent suivre directement leurs démarches RH via le portail : bulletins de salaire, demandes de formation, solde de congés, etc.

Les managers utilisent également la plateforme sur laquelle sont centralisées nombre d’informations les concernant : présences et absences des membres de leurs équipes, demandes d’entretiens individuels, etc.

Pour l’employeur, une plateforme self-service RH est synonyme de sécurisation des processus internes, grâce à la création de workflows automatiques. Ces derniers fiabilisent les processus de validation en notifiant les bonnes personnes, au bon moment. Les gains de temps et de productivité sont réels puisqu’aucun intermédiaire n’est nécessaire pour faire circuler les informations. Cela supprime au passage les erreurs humaines et les oublis.

La fonction RH, quant à elle, gagne un temps considérable en évitant de communiquer par mail auprès des salariés et en n’ayant plus à rechercher des documents ou informations sur différents supports. De plus, comme les collaborateurs gagnent en autonomie sur la gestion de leurs informations personnelles, la fonction RH gagne du temps dans la gestion des processus administratifs en évitant les ressaisies. Enfin, la communication est concentrée sur une plateforme unique, ce qui permet au service RH de valoriser son discours, d’éviter de diffuser des messages contradictoires sur différents canaux et donc de gagner en cohérence auprès des collaborateurs.

Encourager le digital pour embellir l’expérience collaborateur

Au-delà de son utilité propre et de sa capacité à simplifier le quotidien de tous, la plateforme de self-service RH répond à un besoin des salariés : la digitalisation des procédures chronophages. En mettant à disposition un self-service RH, l’entreprise satisfait une vraie attente des collaborateurs en matière d’expérience digitale. En effet, les salariés apprécient de retrouver dans leur milieu professionnel la simplicité des outils qu’ils utilisent dans leur vie personnelle. À savoir qu’ils ont l’habitude de faire des démarches en ligne, comme résilier leur abonnement téléphonique ou payer leurs impôts. De plus en plus de plateformes sont mises à leur disposition pour les faire gagner en flexibilité dans leur quotidien. Aussi, ils s’attendent au même niveau d’accessibilité et de confort pour leurs démarches professionnelles.

Grâce à une plateforme libre-service RH, le service RH répond à ce besoin de simplification des démarches via internet (sur l’intranet en l’occurrence) et renforce par la même occasion l’adhésion des collaborateurs à l’entreprise. En leur laissant une certaine autonomie, il leur facilite la tâche, mais surtout, leur accorde leur confiance quant aux informations qu’ils enregistrent eux-mêmes. De quoi valoriser le capital humain de l’entreprise et améliorer l’expérience collaborateur.

Par ailleurs, la plateforme de self-service aide les RH à récolter des données afin d’anticiper les besoins et les attentes des salariés en matière de services, de formations, etc.

La plateforme self-service RH simplifie donc la gestion administrative des ressources humaines en permettant à tous les collaborateurs de gagner du temps et de la souplesse. La relation employeur/employé bénéficie de cet outil, qui répond tant aux attentes des salariés qu’aux besoins des RH.

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1 – Selon une étude MARKESS France 2016-2018