Quelle méthodologie pour réussir la transformation digitale de vos services RH ?

La transformation digitale des services RH s’inscrit dans une démarche de fond, commune à l’ensemble de l’entreprise. Elle s’opère au-delà de l’informatisation des grands domaines fonctionnels des Ressources Humaines – qui est déjà tout ou partie réalisée par le SIRH.

Transformation digitale des services RH : la question n’est plus de savoir s’il faut y aller…

Aujourd’hui, les salariés sont déjà très largement familiarisés à l’usage du digital dans leurs habitudes de consommation ou dans leur sphère privée. Ils poussent alors naturellement les entreprises à adapter leurs services dans ce sens. Ainsi, non contraints mais réellement dynamisés par les nouvelles attentes de leurs clients internes (les collaborateurs), les RH repensent leurs processus et imaginent de nouvelles formes de services digitalisés.

Cette transformation est déjà bien avancée dans bon nombre d’organisations. De sorte que certains projets, encore considérés comme d’immenses chantiers il y a quelques années, sont désormais devenus monnaie courante, à commencer par la dématérialisation de documents par exemple. L’évolution de la technologie, le déploiement régulier de nouveaux outils digitaux plus simples et accessibles, ont induit petit à petit un changement de posture, voire un changement de culture interne et ainsi grandement facilité l’appropriation du digital par tous.

Ainsi, les services RH ont aujourd’hui intégré la transformation digitale comme incontournable dans leur quotidien. Maintenant la tâche reste importante, les enjeux sont nombreux et il n’est pas question de se disperser.

Pour cette transformation à fort impact sur l’organisation et les salariés, la mise en œuvre d’une méthodologie adaptée est ici clairement déterminante pour la réussite de votre projet.

…Mais, comment y aller ? : méthodologie du pas à pas en 4 temps

1- Donner du sens et prioriser les chantiers

Tout d’abord, savoir par où commencer.

Cela peut paraitre évident, mais chaque entreprise, chaque service RH est différent dans son fonctionnement et les axes de transformation autour des services proposés sont innombrables. D’autant plus que les crises successives ont rebattu les cartes, engendré de nouvelles priorités, de nouvelles façons de travailler et plus que resserré les budgets.

Il convient donc, dans un premier temps, d’identifier les différents chantiers, les processus à digitaliser et dans quel ordre les mener. Que souhaite-t-on faire ? A quels besoins veut-on répondre ? Qui cela va-t-il concerner ? Quels bénéfices attend-on ?…

Objectif de ces questionnements : donner du sens à cette transformation digitale et transversale des RH, assurer une communication claire autour de ses objectifs et de son plan de déploiement et remporter l’adhésion de toutes les parties prenantes.

2- Penser feuille de route flexible et évolutive

La transformation digitale des services RH doit s’inscrire dans une démarche itérative, ou du moins progressive car tous les chantiers ne peuvent pas être conduits en même temps. Dans les environnements instables dans lesquels nous évoluons, votre feuille de route est nécessaire pour donner les directions, doit toutefois rester flexible et évolutive pour permettre de revoir les priorités et/ou d’accélérer le déploiement de nouveaux processus lorsque les événements l’imposent.

Faisons le parallèle avec les projets SIRH. Les déploiements de SIRH imposent des méthodologies séquentielles car ce sont des projets de longue durée (par exemple, changer la gestion de la paie). La méthode projet est classique : on analyse le besoin et on fait des planifications pour une mise en place et un pilotage sur le long terme. Le projet SIRH demande alors une gouvernance rigide, pour éviter les modifications tous azimuts qui pourraient remettre en cause le déploiement dans le périmètre et le timing prévus. Dans ce cas, la solution mise en œuvre n’a pas vocation à être flexible : l’objectif visé est qu’elle soit commune à différentes entités ou sociétés, (parfois dans différentes business unit, voire dans plusieurs pays).

Quant à elle, la transformation numérique des services RH, touche aux méthodes de travail au quotidien et concerne différents processus parfois déconnectés les uns des autres. Elle est donc évolutive par nature et parfois difficile à anticiper dans le temps !

En effet, s’il est possible de figer un moteur de règle de paie, de GTA ou encore un référentiel de compétence, cela est impensable pour les processus de travail quotidiens. Il est vital qu’ils restent adaptables à la demande pour permettre aux services RH de rester agiles.
Par exemple, si l’entreprise décide de proposer aux salariés un accord pour pratiquer le télétravail, dont la crise sanitaire a montré tout l’intérêt, il conviendra de mettre en place un outil efficace, traçable et collaboratif, proposant un ensemble de workflow pour gérer les demandes, les validations, etc.

À l’inverse du projet SIRH, la transformation digitale des services RH nécessite une gouvernance d’adaptabilité et d’évolution plus qu’une gouvernance de projet.

3- Choisir les outils pour une construction brique par brique

Enfin vient la phase décisive du choix des outils.

Après ces deux premières étapes, il convient alors de rechercher les solutions pertinentes pour digitaliser vos processus RH suivant les objectifs et le plan de route que vous avez initialement définis.

Optez pour les meilleurs outils dans leur domaine de spécialité, capables aussi de s’intégrer les uns aux autres et qui vous permettent de déployer vos projets en mode itératif pour une construction brique par brique. Ainsi, la transformation sera plus facilement maîtrisée à travers des cycles courts de travail pour digitaliser pas à pas les chantiers identifiés.

Vous devez pouvoir modéliser dans l’outil choisi les processus tels qu’ils existent aujourd’hui, mais aussi pouvoir garder la main en les faisant évoluer dans le temps et en fonction de vos nouveaux besoins ou changements d’organisation. En effet, la transformation numérique des services RH doit être l’occasion de pouvoir repenser ou modifier les pratiques pour gagner en performance et pour s’adapter aux contextes fluctuants.

Enfin n’oubliez pas de rester en veille permanente sur les évolutions technologiques et les outils RH disponibles sur le marché pour anticiper très tôt les éventuels nouveaux besoins auxquels vous aurez à répondre. Vous gagnerez un temps certain si vous devez faire un choix rapide et vous analyserez plus sereinement les options qui s’offrent à vous.

4- Enfin se lancer…

Pour débuter, l’idéal est d’identifier les chantiers qui s’adressent à des populations restreintes mais qui génèrent rapidement beaucoup de gains en temps/hommes au final pour le service RH et pour ces collaborateurs.

Cette approche de type « Quick-Win » en quelque sorte, permet de mesurer rapidement les effets en termes de bénéfices et de s’assurer qu’ils ont un impact réel sur l’organisation. Il sera ainsi plus facile pour vous d’enclencher et de justifier d’autres chantiers en vous basant sur des expériences de mise en œuvre réussies.

Vous l’avez compris, les challenges sont nombreux. Alors, mieux vaut vous faire accompagner par un expert en transformation digitale RH pour dérouler concrètement cette méthodologie, aider les salariés à s’adapter aux changements et faire que votre projet soit une totale réussite dans la durée !

Vous souhaitez en savoir plus sur les solutions d’accompagnement qui s’offrent à vous, contactez-nous pour échanger avec nos experts ! contact@newext-rh.com