Pilotage de la masse salariale : de l’intérêt de combiner les données pour une vision holistique

Que l’on soit côté RH, contrôle de gestion sociale ou finance, l’important c’est de parler le même langage pour prendre les bonnes décisions !

S’agissant justement d’utiliser le même langage, commençons d’abord par définir ce qu’est la masse salariale pour mieux comprendre ce qu’elle englobe en fonction des acteurs qui en ont la charge.

La masse salariale se définit avant tout par la personne qui l’utilise. Elle dépend de la finalité et de la vision.

Pour un DRH, celui qui va négocier directement avec les IRP autour des augmentations collectives, ou qui va devoir prendre en compte les évolutions législatives et réglementaires, c’est avant tout le salaire brut qui va l’intéresser incluant les primes récurrentes ou non.

En revanche, lorsque l’on échange avec un contrôleur de gestion sociale, la masse salariale représente pour cette fonction l’ensemble des coûts de rémunération incluant les charges patronales et tous les autres éléments hors bulletin de salaire. C’est-à-dire tout ce qui touche aux dépenses engagées pour les employés (bureaux, téléphones, voitures…).

Pour synthétiser, piloter la masse salariale, c’est comparer l’ensemble des prévisions (salaires et coûts de personnel) avec ce que l’on a réalisé afin de mettre en évidence les écarts et mettre en place les plans d’actions qui s’avèrent nécessaires.

Ainsi, le contrôle de gestion sociale, en proposant et en partageant des statistiques, des ratios, des informations complètes, est là pour donner la main aux RH et aux financiers, leur proposer une vision holistique, leur permettre de parler le même langage et de contribuer à des prises de décisions éclairées.

On le sait, la masse salariale joue un rôle important dans la valeur ajoutée d’une organisation. Elle fluctue régulièrement en fonction de l’évolution des activités et peut les impacter directement si elle n’est pas efficacement anticipée. Son pilotage et sa maîtrise peuvent s’avérer complexes si l’entreprise n’est pas dotée d’outils adaptés.

Comment et quand s’y prendre pour déployer un projet de pilotage de la masse salariale ?

Nous identifions principalement deux cas de figures :

• Soit vous avez les idées claires, vous savez ce que vous voulez et vous avez déjà vos propres états qui n’auront qu’à être reproduits dans l’outil cible. Dans ce cas, l’analyse sera plus simple et la démarche de mise en œuvre grandement facilitée.
  
  
• Soit vos processus et vos indicateurs méritent d’être définis ou revus avant d’engager le projet outil. Dans ce cas il sera intéressant de réaliser une étude de cadrage ou d’opportunités pour bien définir le fonctionnement cible, vos besoins, les priorités et identifier les solutions les mieux à même d’y répondre. Cette démarche nécessite une prise de recul sur vos pratiques et un éclairage sur les différentes options possibles en termes de solutions. Un accompagnement pourra s’avérer judicieux.

En tous les cas, ce qu’il ne faut surtout pas perdre de vue, c’est l’importance de rapprocher RH, contrôle de gestion sociale et Finance dans le cadre de ce projet. Les uns et les autres apportent et ont besoin d’informations complémentaires pour réaliser leurs missions.

Les RH préparent la masse salariale sur la base des éléments bruts de rémunération et les envoient au contrôle de gestion qui rajoutent les coûts.

Le contrôle de gestion prépare les tableaux des dépenses de personnel et les envoient aux RH qui complètent les informations liées aux variations de personnel (départs, embauches).

Notons bien que les mouvements de personnes impactent davantage la masse salariale que les augmentations de salaires contrairement à ce que l’on pourrait penser. 

Enfin, la période idéale pour lancer ce type de projet est aux alentours du mois de mars pour être opérationnels au moment de l’exercice budgétaire lorsqu’il démarre en septembre, comme dans beaucoup d’organisations.
La mise en œuvre d’une solution de pilotage de la masse salariale nécessite une bonne conduite du changement et ces quelques mois sont nécessaires pour s’assurer d’une parfaite prise en main et d’un résultat fiable.

Y-a-t-il eu des évolutions majeures au sein des entreprises concernant le pilotage de la masse salariale sur ces dernières années ?

En la matière, il n’y a pas eu de grosses évolutions technologiques dans les outils mis à disposition, mais plutôt des évolutions fonctionnelles pour aider à justifier le plus en plus les écarts et établir les prévisions et re-prévisions.

Que ce soit dans la prise en compte de l’effet de Noria pour les RH, ou de Turn Over pour le contrôle de gestion (différence entre les personnes qui quittent et ceux qui intègrent l’entreprise), de l’effet de report (incidence des mesures prises sur les années suivantes), les organisations ont besoin d’intégrer de plus en plus ces indicateurs dans leurs prévisions pour anticiper davantage leur masse salariale et avoir une visibilité à plus long terme sur les impacts financiers. 

Chez Newext RH nous comprenons tous ces enjeux et proposons un accompagnement adapté pour couvrir toutes les dimensions de votre projet depuis l’analyse des besoins, la définition de la cible, l’aide au choix des solutions, la mise en œuvre du projet et la conduite du changement.Contactez-nous pour réfléchir ensemble à votre projet.  https://www.newext-rh.com/contact/