Choisir son Système de Paie : de l’importance à donner à la dimension service

Choisir un système d’information paie pour son entreprise, c’est décider généralement d’un engagement pour une dizaine d’années. C’est un choix qui va impacter l’organisation et qui impose de bien prendre en compte toutes les dimensions.

Pour autant, on peut constater aujourd’hui, si on se réfère à la façon dont sont menés les processus de choix d’une solution de paie, que les démarches sont principalement orientées sur le critère de l’outil.

Nous sommes d’accord, l’outil est un point très important au regard du niveau de fonctionnalités, de la volumétrie à gérer, du besoin de personnalisation dont l’organisation a besoin. La segmentation des acteurs est d’ailleurs plutôt claire à ce sujet pour sélectionner la bonne Short-List. Mais attention au seul poids donné à la sélection de la solution au détriment du volet services qui pourtant est une part essentielle dans la vie courante de l’organisation autour de l’exploitation de la solution.

Le processus dans lequel l’entreprise s’engage au moment du choix est très impactant pour la suite et cette question doit être clairement mûrie et partagée avec toutes les parties prenantes avant de se lancer.

Il faut y passer du temps et traduire le fruit de ces réflexions dans tout le processus ; dans la rédaction du cahier des charges, dans l’étude en amont autour du système et de l’organisation cibles, dans le chapitre relatif aux attendus sur les prestations de services récurrentes, sur les rendez-vous spécifiques à organiser avec les fournisseurs sur ces points… Et tout cela doit se retrouver dans la partie contractuelle quand le choix est opéré.

Certes, les acteurs aujourd’hui nous facilitent la tâche.

Nous sommes face à un marché d’offres avec des propositions de niveaux de services déjà prédéfinies avec des grands ensembles :

• Le modèle hébergement + tierce maintenance applicative (appelé à tort ou à raison modèle SaaS – Software as a Service)
• Le modèle externalisation partielle (avec des pré-calculs et des pré-contrôles réalisés par le prestataire)
• Le modèle externalisation de paie complète (proposant l’outil et un fort niveau de services métier autour de la paie)

Mais faut-il nécessairement rentrer dans des modèles imposés ?

Absolument pas ! Il est important de garder la maîtrise de ses choix en discutant avec ces acteurs pour voir dans quelle mesure ils peuvent adapter leurs niveaux de services aux besoins de l’organisation et non l’inverse.

Il est particulièrement essentiel de comprendre comment vont être délivrés les services, qui sont les interlocuteurs, quel va être le niveau de qualité de service et de réactivité proposé, pour voir si cela va convenir.

Il faut également s’assurer que l’organisation interne en place puisse piloter efficacement tout le processus. Attention, là aussi, on a souvent tendance à croire que toute la responsabilité est portée par le prestataire, or, sur ce sujet, les responsabilités sont partagées avec l’entreprise qui est seule garante de l’adéquation de son organisation aux nouveaux processus mis en place. 

Enfin, lorsque l’on choisit l’externalisation, on vise avant tout l’optimisation de l’organisation interne. Finalement on se rend compte qu’au-delà de l’optimisation du nombre de ressources nécessaires pour gérer le processus, on élève par ailleurs le niveau de compétences des collaborateurs pour être en capacité de bien comprendre et challenger le prestataire et ses services tout au long de la collaboration. Un effet collatéral positif qui n’est pas à négliger.

En conclusion, changer son système de paie, c’est choisir un outil en l’associant systématiquement à une partie services et c’est consacrer autant de temps dans le processus de choix pour chacune des parties.

Maintenant, tout ceci peut s’avérer complexe. Les choix dépendent aussi des disponibilités, des ressources financières et de la maturité de l’organisation pour prendre en compte tous les enjeux et se projeter dans des contextes changeants.

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