Digitaliser la gestion des remplacements dans le secteur de la santé : l’humain au centre du système.

TRIBUNE de Charles Grosdidier – Fondateur & CEO chez STAFFELIO

Dans le secteur de la santé, la gestion des remplacements est l’enjeu majeur des RH

Des vies en jeu

La gestion des remplacements et des renforts dans le secteur de la santé et du médico-social est plus que primordiale, elle est vitale. Comme dans tous les secteurs qui ont des besoins réguliers de remplacement, la problématique principale est la désorganisation qui en découle. Les absences sont compensées par le reste de l’équipe qui engrange, de fait, plus de fatigue. Le taux d’absentéisme augmente donc en conséquence, pour rapidement faire tomber l’organisation dans un cercle vicieux.  

Le secteur de la santé est d’autant plus concerné par ces enjeux, car le niveau de pénibilité est tel qu’il obtient le plus haut taux d’absentéisme à 8,3% (2020), contre une moyenne nationale de 6,9%. De par la nature même de l’activité, gérer au mieux cette désorganisation constante n’est pas une option, car des vies sont en jeu et la qualité des soins fournis est au centre des préoccupations.

Une réglementation contraignante

À cela s’ajoute la réglementation contraignante du secteur qui impose des quotas de personnel par spécialité et par rapport à un nombre de lits/places et/ou de patients, afin d’assurer les soins, sous peine de voir des services fermés ou le nombre de patients accueillis réduit. Le cadre juridique fixe aussi les temps de travail et de repos, ce qui complexifie la gestion des remplacements dans un secteur opérationnel 7 jours sur 7, 24h sur 24. Des lacunes dans la gestion du personnel peuvent donc rapidement être à l’origine d’une défaillance du système médical, comme en témoigne la crise du Covid.

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L’enjeu est double dans la gestion du personnel : répondre aux attentes des salariés et à celles de l’entreprise.

Dans la gestion des ressources humaines, la complexité se situe aussi dans le fait que les attentes d’une entreprise diffèrent souvent de celles de son personnel.

Des besoins en pleine évolution côté salariés

La mutation du marché du travail, avec un besoin grandissant de flexibilité et d’indépendance chez les salariés, touche aussi le secteur médical qui doit ajouter ce critère à la gestion du personnel. Les professionnels soignants sont plus attentifs à enrichir leurs expériences et cherchent à trouver plus de sérénité pour améliorer l’équilibre entre leur vie professionnelle et privée. Il est donc important de travailler sur des bénéfices RH tels que la mobilité interne ou encore une évolution dans le temps selon leurs besoins et leurs envies.Désormais, cet équilibre ne se construit plus seulement autour du CDI. Le contrat CDI n’est plus synonyme de sérénité contrairement à il y a quelques années encore et il n’est plus le principal critère dans la recherche de travail.

Réactivité et agilité au coeur des enjeux pour l’entreprise

Côté organisation, le besoin est de pouvoir gérer les remplacements dans l’urgence. Le faire sans outil approprié est très chronophage. Des solutions, comme STAFFELIO, existent pour le faire de façon beaucoup plus efficace. Cela permet de faire gagner aux cadres de santé 2 à 3 jours par semaine qu’ils pourront consacrer à leur cœur de métier plutôt qu’à des tâches administratives. 

La mission de notre plateforme STAFFELIO est aussi de les aider dans le recrutement, qui a des conséquences sur la désorganisation de par la qualité des profils retenus. Nous travaillons sous forme de pool, c’est-à-dire des groupes prédéfinis de salariés en interne et d’intervenants remplaçants externes, pour gérer la mobilité, fidéliser et motiver les troupes afin de trouver les bonnes ressources le plus vite possible.

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Plus que du remplacement, des outils innovants et agiles de management d’équipes.

Recruter des renforts, sur des durées limitées, est un processus différent des recrutements classiques, sur la longue durée. L’enjeu est alors de fidéliser les remplaçants et de les encourager à être réactifs et disponibles. Par conséquent, il n’est plus question de « recrutement », mais plutôt de « fidélisation ».

Un fonctionnement gagnant-gagnant

Nous avons développé notre solution avec cet objectif en tête. Elle permet une recherche élargie de profils très variés, dont le volume conséquent permet d’apporter plus de stabilité, de flexibilité et de qualité à chacun. Nous décloisonnons les recherches pour toucher tout type de profil avec tout type de besoin : trouver des missions avec tel établissement, combler du temps disponible, tester différents services, changer de vie… 

Nous nous inscrivons dans un écosystème global. Un remplaçant externe qui n’a pas assez de missions dans un établissement ou peu de diversité dans ses tâches ne restera pas sur le moyen/long terme. Lui apporter de la diversité est un moyen de le garder et de le fidéliser.

L’avantage pour les professionnels  est de se voir proposer, par STAFFELIO et en temps réel, des offres d’emploi en adéquation avec leurs attentes et avec leurs disponibilités grâce à une  base unique. Il y a partout des personnes qui veulent travailler, nous synchronisons le tout avec agilité pour arriver à mettre les bonnes personnes aux bons endroits et aux bons moments.

Un périmètre qui s’étend jusqu’à la paie

Pour l’entreprise, une bonne gestion du personnel passe, en plus des remplacements, par le planning et le reste de la gestion administrative, comme la paie. Nous proposons donc un outil complet qui intègre à la fois la gestion des renforts et du planning. Notre plateforme de “remplacement” STAFELLIO est imbriquée dans l’outil de planning OCTIME, lui-même interfacé avec les plus grands acteurs de la paie. Le but est de faciliter la vie du personnel RH. La mise en place de STAFELLIO est rapide et intuitive, et son intégration à OCTIME permet ensuite un gain de temps, une sécurité d’utilisation et une grande facilité d’exécution.

La digitalisation doit être au service de l’humain

Pour conclure, tous les développements auxquels nous réfléchissons ont un objectif principal : aider. Nous voulons rendre la gestion de tout cet écosystème plus fluide, pour faciliter la vie du plus grand nombre de personnes et unir nos forces pour aider ceux qui nous soignent. 

Pour aller encore plus loin, nous réfléchissons actuellement à intégrer la gestion de la mobilité à l’outil (par exemple : permettre un passage d’un poste de remplaçant à un poste en CDI via la plateforme). Nous souhaitons également  multiplier les partenariats pour agrandir l’écosystème de candidats mis à disposition de nos clients dont notamment avec les agences d’intérim. Nous avons déjà mis en place un premier partenariat de taille avec Appel Médical, leader de l’intérim dans la santé et le médico-social.

Le système de santé français étant sous tutelle publique, nous aurons besoin de dialoguer avec le gouvernement pour être capables de mieux faire face à de nouvelles crises. Dans tous nos projets, nous gardons à l’esprit que nous travaillons avec des humains. La plateforme a été construite pour digitaliser la gestion des remplacements, mais surtout pour replacer l’humain au centre du système.

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À propos Staffellio

Charles Grosdidier a fondé la société LibMed, spécialisée dans le développement d’une plateforme de gestion de remplacement et de renfort dans le secteur de l’e-santé en 2016. À la recherche d’un partenaire de 1er rang pour se développer et l’aider à exploiter tout le potentiel de la plateforme, LibMed rejoint le groupe OCTIME en 2021, donnant ainsi naissance à la solution STAFFELIO by OCTIME : une plateforme de gestion des remplacements et des renforts dans le secteur de la santé et du médico-social.