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Envie d’en savoir plus ? Contactez-nousLe déploiement SIRH est un projet d’envergure et complexe. Lorsqu’il est mis en place efficacement, un SIRH peut s’avérer très bénéfique pour votre entreprise. En revanche, un projet mené avec une méthodologie inadaptée aura généralement l’effet inverse, et ne fera que compliquer votre quotidien ainsi que celui de vos collaborateurs.
Dans le cadre de la mise en place de votre SIRH, sachez que diverses compétences (aussi bien organisationnelles que fonctionnelles) sont requises.
Que vous cherchiez à entreprendre ce projet en interne où à vous faire accompagner par un prestataire spécialisé pour l’aide au choix SIRH, posséder une certaine connaissance des grandes étapes d’un tel chantier est toujours appréciable.
Dans cet article, nous vous proposons une méthodologie efficace pour déployer votre SIRH, décomposée en trois temps pour plus de clarté : l’avant-projet, le déploiement, et le suivi post-lancement.
Un SIRH (acronyme de “Système d’Information des Ressources Humaines”) est un ensemble de logiciels conçus pour gérer tout ou partie des processus de gestion des ressources humaines au sein d’une organisation. De tels systèmes se retrouvent principalement dans les entreprises d’une certaine taille, les petites structures n’en ayant généralement pas l’usage.
Les fonctionnalités d’un SIRH sont multiples et couvrent l’ensemble du cycle de vie des collaborateurs, depuis leur recrutement jusqu’à leur départ de l’entreprise. Parmi les principales fonctions recherchées lors de la mise en place d’un SIRH, on peut citer :
Essentiel, mais pas toujours réalisé, l’audit peut aider à faire le point sur votre SIRH en place. Cela passe par l’identification de lacunes parfois difficiles à faire ressortir au premier coup d’œil.
Un tel audit requiert des compétences poussées dans le domaine des SIRH. Aussi, nous vous conseillons de faire appel à un expert du domaine pour vous assister dans cette tâche.
Les conclusions de l’audit contiennent généralement de précieuses informations qu’il est ensuite possible de traduire en besoins concrets.
Trop souvent négligée, l’étude d’opportunité est pourtant un élément incontournable dans votre projet SIRH. Elle est à réaliser très tôt, avant même le cahier des charges ou encore l’appel d’offres. L’objectif ? Transformer l’idée en un projet concret.
Concrètement, cette étude consiste à définir la cible principale et à jeter les premières bases du projet (couverture fonctionnelle, architecture, éléments budgétaires, etc.).
L’étude d’opportunité est aussi l’occasion de lancer des consultations auprès d’éditeurs et/ou intégrateurs de logiciels, de manière à faire un premier tri et aboutir à une “shortlist” qui sera utilisée plus tard au moment des appels d’offres.
La mise sur pied de la “task force” dédiée au projet de SIRH marque la transition entre théorie et opérationnel. L’équipe projet se constitue de décideurs et de sachants métier et technique capables d’opter pour une approche agile, ainsi que de piloter le projet dans son ensemble.
Notez que cette équipe pourra être amenée à évoluer, notamment si un prestataire externe délègue des consultants au sein de votre entreprise.
Vient ensuite la phase d’expression de besoins : pourquoi avez-vous fait le choix de déployer un SIRH ? Quels sont les objectifs ? Qui sont les utilisateurs finaux ?
Tous ces éléments servent ensuite de base pour produire un cahier des charges détaillant chaque facette du projet : temporalité, budget global, besoins fonctionnels et contraintes techniques, attentes en termes de projet et de services en mode run, etc.
Pierre angulaire du projet, le cahier des charges n’a pas vocation à reprendre l’ensemble des règles de gestion du SIRH, mais à mettre en exergue toutes les spécificités et mécanismes particuliers pouvant entraîner des charges et des coûts importants et/ou nécessitant la mobilisation de ressources spécifiques. Menée en amont, l’étude d’opportunité facilite la réalisation du cahier des charges et la conduite de la consultation.
Il n’y a pas de temporalité précise à respecter pour cette phase de sensibilisation, mais le plus tôt sera le mieux en règle générale.
Vous le savez, les bouleversements d’habitudes de travail (et plus généralement le changement) peuvent générer des frictions dans une entreprise. Le déploiement d’un SIRH n’échappe pas à la règle et il est tout à fait possible qu’une forme de résistance au changement émerge suite à l’annonce du projet à venir.
Si cette tendance est bien connue, elle doit être traitée rapidement pour limiter son ampleur et de potentiels dysfonctionnements une fois la nouvelle infrastructure déployée.
Opérations de sensibilisation, réponses aux interrogations et implication des utilisateurs finaux seront ici vos meilleurs alliés pour fédérer vos équipes autour du projet.
Sélectionner la ou les solutions constituant votre SIRH est l’une des étapes les plus chronophages du projet, mais aussi l’une des plus importantes. Basez-vous sur la première liste obtenue lors de l’étude d’opportunité puis effectuez un comparatif approfondi de leurs forces et faiblesses. Voici quelques critères devant retenir votre attention :
En parallèle, nous vous recommandons de vous renseigner sur les différents prestataires pour mieux orienter votre choix : expérience, connaissance des enjeux RH spécifiques à votre domaine, etc.
Top Down : ce modèle est privilégié par les organisations souhaitant une gestion RH globalisée. Ici, le Core RH a le contrôle sur les SIRH locaux. Concrètement, cela signifie que l’information part de la direction pour se diriger vers les collaborateurs.
Bottom Up : les SIRH locaux sont placés au-dessus du Core RH. Cette architecture est généralement plus simple à mettre en place et correspond mieux aux entreprises disposant de filiales ou des structures dans lesquelles la DRH est moins centralisée. Dans ce cas, l’information part des collaborateurs pour remonter vers la direction.
Mixte : l’architecture mixte permet au SIRH d’être tantôt Top Down tantôt Bottom Up selon les besoins. Meilleure flexibilité donc, mais également un déploiement plus complexe à prévoir.
Une fois votre choix arrêté, une dernière marche vous sépare du déploiement de votre futur SIRH : la contractualisation de l’offre de service qui vous est proposée par le prestataire retenu. Dans ce cadre, le recours au SLA (Service Level Agreement) vous sera certainement proposé.
Ce document décrit avec précision l’ensemble des prestations qu’est tenu de délivrer votre partenaire dans la cadre du projet SIRH : assistance technique, support post-déploiement, etc.
Une fois la préparation complétée, le SIRH doit être déployé dans l’infrastructure informatique de votre entreprise. Il s’agit de la partie la plus technique du projet. Les développements et autres procédures relatives à la mise en place du SIRH peuvent être confiés à des professionnels (éditeur / intégrateur) ou être réalisés en interne de votre côté si vous disposez des compétences nécessaires dans vos équipes.
La phase de conception éditeur permet de centraliser et compiler l’ensemble des règles de gestion et des processus au travers de spécifications fonctionnelles et techniques. Ces spécifications, une fois validées, permettront aux équipes de paramétrage de l’éditeur d’intégrer techniquement ces règles et processus dans la solution.
Au-delà de la conception et de la réalisation de la solution retenue, il sera nécessaire d’intégrer cette solution dans le paysage SIRH global ce qui signifie que des travaux de réalisation autour des interfaces seront également indispensables.
Autre enjeu majeur durant cette étape : la reprise de données. Il s’agit d’une démarche délicate comportant de nombreuses complexités selon la quantité de données à reprendre et la profondeur d’historique. Cette étape du projet requiert rigueur et organisation, s’anticipe au maximum et se réitère plusieurs fois en cours de projet. Elle est centrale et conditionne en grande partie la réussite du déploiement d’un SIRH.
À la livraison des paramétrages, le SIRH doit être soumis à une batterie de tests.
Ces derniers visent à garantir que le Système d’Information des Ressources Humaines fonctionne comme prévu et qu’il répond bien aux besoins des utilisateurs formulés en phase de conception.
Naturellement, cette phase de test est aussi l’occasion de déceler (et corriger) d’éventuels dysfonctionnements du SIRH, l’objectif étant d’aboutir à un lancement aussi fluide que possible.
Enfin, ces tests fonctionnels peuvent servir à identifier des scénarios d’utilisation courants et donc à affiner le SIRH sur une base d’utilisation réelle.
Le déploiement de votre futur SIRH ne possède pas seulement une dimension numérique. Les utilisateurs finaux doivent à ce titre être embarqués dans le projet et ne surtout pas être laissés de côté.
Nous l’avons vu plus haut, les inclure aux processus de réflexion est indispensable, mais insuffisant.
Pour garantir une transition fluide, proposez des programmes de formation à vos équipes qui les aideront à s’approprier leur futur outil de travail et à réduire l’impact de la transition sur leur productivité.
Préférez des sessions courtes, concrètes et personnalisées aux formations très théoriques sur de longues heures, qui auront tendance à générer peu d’intérêt.
Les cas pratiques sont d’excellents moyens d’apprentissage et seront beaucoup plus efficaces que de longues présentations.
Votre projet de SIRH ne s’arrête pas à son déploiement. Une fois le lancement réussi, arrangez-vous pour mettre en place un suivi régulier auprès de vos collaborateurs.
L’idée est de maintenir une expérience optimale du nouveau SIRH pour tous.
Dans cette optique, prenez note des retours négatifs qui peuvent être remontés et faites la chasse aux éventuels problèmes techniques qui pourraient survenir.
Gardez également en tête qu’un SIRH n’est pas figé dans le temps et sera amené à évoluer au fil des années, selon les nouveaux besoins de votre organisation : c’est ce qu’on appelle l’urbanisation du SIRH.
Dès lors, encouragez les suggestions en interne et n’hésitez pas à organiser des temps d’échange si nécessaire, cela vous fera gagner du temps au quotidien : pensez intelligence collective !
Concluons avec la notion de ROI, indissociable de votre projet SIRH.
Repartez des besoins et objectifs fixés en amont dans votre cahier des charges, puis basez-vous sur des KPI concrets (durée, coût, satisfaction, etc.) pour déterminer si les objectifs en question ont été atteints. En partant de ces résultats, vous pourrez parvenir à un ROI global pour votre projet SIRH.
En complément de ces données, penchez-vous sur les raisons ayant permis d’atteindre ou non un objectif. Ces éléments vous permettront d’identifier certains facteurs clés de succès, ou à l’inverse des lacunes à combler pour rendre le système plus performant.
Savant mélange de connaissances techniques, de rigueur et de patience, le déploiement de votre SIRH doit être minutieusement planifié.
Que vous manquiez de temps ou soyez à la recherche d’une expertise supplémentaire pour vous épauler dans votre projet, nos consultants se tiennent à votre disposition pour échanger sur vos enjeux et vous proposer un accompagnement entièrement sur mesure !
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