Congés Payés : ce que vous devez savoir pour rester à jour durant l’été

À l’approche de la saison estivale, la période de transition des congés payés peut souvent susciter des questions et des incertitudes pour les entreprises. Dans cet article, nous vous proposons un tour d’horizon complet de ce que vous devez savoir sur les congés payés durant cette période. 

Principes généraux d’acquisition

Avant de se plonger dans le vif du sujet, il est primordial de maîtriser les principes généraux d’acquisition des congés payés. Ces règles, bien qu’elles puissent paraître techniques, sont les fondations sur lesquelles repose toute la gestion des congés au sein de votre entreprise.

Les grands principes : 

• Acquisition de 2,5 jours ouvrables par mois ou par période équivalente de 4 semaines de 24 jours ouvrables.

• L’acquisition en jours ouvrés est possible : soit 2,08 jours / mois ou par période équivalente de 4 semaines de 20 jours ouvrés

Il existe aussi le fractionnement du congé principal : 

Le salarié doit prendre au moins 12 jours ouvrables en continu entre 2 jours de repos hebdomadaire durant la période allant du 1er mai au 31 octobre ou durant une autre période fixée par accord collectif d’entreprise. 

Quels sont les différents types de congés possibles ? 

Les congés payés

• Le CP en cours : il s’agit des jours acquis durant la présence effective du salarié du 01/06/N-1 au 31/05/N appelée Période de référence

• Le CP acquis : on parle ici du solde de congé de la période de référence précédente du 01/06/N-2 au 31/05/N-1

• Le CP antérieur : il correspond au solde de congé de la période de référence allant du 01/06/N-3 au 31/05/N-2 si l’accord d’entreprise le permet

Les autres types de congés

• Les Congés d’ancienneté : il s’agit de jours de congé complémentaires acquis selon l’ancienneté du salarié dans la société. Le nombre est fixé par l’accord d’entreprise ou par la convention collective. 

• Les Congés de Fractionnement : ce sont les jours de congé supplémentaires calculés suivant le nombre de jours de congé pris entre le 1er novembre N-1 et le 30 avril N. 

• Les Congés supplémentaires : elles font références aux congés d’évènements familiaux et autres qui découlent de la convention collective ou de l’accord d’entreprise.

La période de référence

Passons maintenant à un autre aspect fondamental de la gestion des congés payés : la période de référence. Savoir comment et quand elle s’applique peut grandement aider à prévenir des erreurs et à faciliter une gestion efficace des congés.

En règle générale, cette période s’étend du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours.

Certains accords collectifs d’entreprise ou d’établissement peuvent fixer le début de la période de référence pour l’acquisition des congés sur l’année civile du 1er janvier au 31 décembre de l’année en cours.

Par ailleurs, pour les professions tenues de s’affilier à une caisse de congés payés, la période d’acquisition des congés s’étend du 1er avril de l’année précédente au 31 mars de l’année en cours.

Partir en congés : le guide pratique pour une organisation efficace 

Comment organiser le départ de vos salariés ?

Légalement, la prise du congé principal doit obligatoirement s’effectuer entre le 1er mai et le 31 octobre de chaque année. Cette période peut être fixée par un accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, par la Convention Collective.

Quant au congé de fractionnement, il se calcule en fonction des congés pris durant la période légale et selon la convention collective ou l’accord d’entreprise.

Par ailleurs, la cinquième semaine de congé doit être prise hors période légale, par exemple pendant les fêtes de fin d’année.

Le saviez-vous ?

Pour des contraintes géographiques du salarié, la cinquième semaine peut être accolée au congé principal.

Comment rémunérer vos salariés ?

Il existe deux méthodes de calcul pour la rémunération des congés : le choix se fait entre le « Maintien du Salaire » ou la « Base 10ème ».

Mais alors, quelle est la différence entre les deux ? 

• Le taux « Maintien du Salaire» : il s’agit taux journalier correspondant à la rémunération si le salarié avait travaillé

• Le taux « Base 10ème » : c’est le dixième du montant brut perçu sur la période de référence divisé par le nombre de jours acquis sur cette même période

Le saviez-vous ? 

Selon la pratique de l’entreprise, les congés acquis peuvent être payés au Taux « Maintien du salaire » et être régularisés au taux « Base 10ème » uniquement en fin de période.

Votre outil de paie est-il correct ? 

Comment savoir si votre outil de paie est performant pour votre entreprise ? La réponse en 3 étapes : 

1 – Les Compteurs d’une période à une autre

D’abord, il vous faudra contrôler que votre outil transfère correctement les Congés d’Ancienneté et fractionne d’une période à l’autre dans les compteurs, ainsi que sur le bulletin de paie, les CP Antérieur et CP Acquis.

Ensuite, vous devrez contrôler les compteurs sur le bulletin de paie, les droits Congé ancienneté (en fonction de l’évolution conventionnelle et de l’ancienneté du salarié), ainsi que les droits de congé de fractionnement. 

2 – Provisions Comptables des Congés

Il est important de noter que chaque période de congés (en cours, acquis, antérieurs) doit faire l’objet de provisions comptables distinctement.

Au changement de période : 

• La provision acquis devient alors la provision antérieure
• La provision en cours devient la provision acquis

Enfin, il vous faudra veiller à ce que les charges sociales et fiscales des provisions soient aussi basculées. 

3 – Régularisation en paie

C’est l’heure du bilan avant le changement de période. Il est important de bien payer les salariés selon la méthode la plus avantageuse.

Vous devrez ainsi comparer la base 10ème correspondant aux congés pris avec le montant des indemnités versées au titre de ces congés durant la période écoulée.