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Transformation SIRH : l’AMOA, une aide essentielle pour sécuriser son projet

L’évolution d’un système de gestion des ressources humaines (SIRH) représente un enjeu majeur pour les moyennes et grandes entreprises qui souhaitent optimiser leur gestion des RH. C’est en effet un investissement important, tant au niveau financier qu’au niveau des ressources internes, dont l’impact dans l‘organisation est fort. La transformation d’un système SIRH est donc un projet complexe et présente des risques qui peuvent être drastiquement minimisés en faisant appel à un Assistant à Maîtrise d’Ouvrage (AMOA). Il vous permettra de sécuriser votre projet SIRH, avec une intervention anticipée dès le début du projet, dans l’idéal, ou en cours de projet selon votre avancée.

1. Projet SIRH : pourquoi avoir recours à l’AMOA ?

Faire appel à AMOA dans le cadre d’un projet de transformation SIRH permet, d’une part, de déléguer la gestion de projet qui est chronophage et pourtant primordial pour atteindre des délais raisonnables. Il est souvent complexe, voire impossible, d’attribuer cette mission à un employé en interne, qui assure déjà ses tâches quotidiennes à temps plein. 
En fonction de la disponibilité de vos ressources humaines et des compétences manquantes, un cabinet de consulting RH vous attribue un consultant dont le profil répond au mieux à vos besoins. Il est ainsi en mesure de piloter le projet avec recul et objectivité tout en mettant à profit ses expériences et ses connaissances spécifiques pour anticiper les problématiques et apporter des conseils relatifs à votre SIRH, qu’ils soient d’ordre pratique ou méthodologique. L’intervenant est chargé d’assurer l’interface entre la direction, les équipes et l’éditeur, pour fluidifier la communication et décrypter certains échanges.

2. Les différentes phases d’intervention d’un AMOA SIRH

Une fois que vous avez sélectionné un éditeur et une solution, l’AMOA vous accompagne dans toutes les phases d’intégration de la solution jusqu’à ce que vos équipes soient autonomes en production, pour maximiser la réussite de votre transformation SIRH.

Phase de gestion de projet

Comme indiqué précédemment, l’AMOA assure le pilotage du projet. Il en est le référant en tant qu’interlocuteur privilégié de toutes les parties prenantes. Il attribue ainsi les rôles de chacun des membres de l’équipe concernés (direction, service RH, DSI…).

Phase de conception des spécifications avec l’éditeur

L’AMOA vous aide à préparer les ateliers réalisés avec les éditeurs pour que toutes les informations et les besoins fonctionnels transmis au prestataire soient exhaustifs et qualitatifs. De là dépendent toutes les autres phases à suivre, puisque ces conceptions donnent lieu aux paramétrages de la solution par l’éditeur.

Phase de recette  

La phase de recette dans un projet de transformation SIRH correspond aux tests effectués sur l’outil paramétré par le prestataire, qui permet de vérifier que les besoins métiers ont bien été techniquement traduits. “C’est une étape sensible, car il faut effectuer suffisamment de tests pour que toutes les fonctionnalités soient contrôlées et validées, tout en y passant un temps raisonnable ; il faut trouver le bon équilibre.”, explique Olivier Regnard, Directeur de mission SIRH chez Newext RH. À cette étape, l’AMOA prépare avec vous les recettes, en sélectionnant des règles de gestion à illustrer avec des cas précis, avant de rédiger des scénarios de recette et de proposer une stratégie optimale.

Différents niveaux de recette sont à effectuer : 

Phase de bascule

Une fois les recettes terminées, l’AMOA définit avec l’éditeur le planning des différentes étapes techniques qui permettent de passer définitivement sur la nouvelle solution.

Phase d’accompagnement à la production

L’un des rôles de l’AMOA est aussi de vous épauler sur la mise en production, pour s’assurer de la bonne prise en main de l’outil lors des premières paies et pour lever les dernières réserves, c’est-à-dire les dernières incertitudes à vérifier en usage réel.

La phase de formation

Les équipes peuvent être formées de différentes façons à un outil SIRH. Olivier Regnard explique l’avantage de l’intervention d’un AMOA à cette étape : “Souvent, l’éditeur forme les utilisateurs clés et donne des notices aux autres. Un AMOA, chez Newext RH, formalise des supports personnalisés et complète la formation de vos équipes, avec une proximité qui favorise l’adhésion à l’outil qui permet de bien mettre en avant la plus-value de la solution.”

3. L’assistance à la maîtrise d’ouvrage SIRH : quels bénéfices ?

En résumé, les bénéfices de l’intervention d’un AMOA sur votre projet de transformation SIRH sont les suivants :

Les bénéfices sont aussi à prendre en compte par les risques que l’AMOA permet d’éviter et dont les coûts seraient bien plus élevés à terme : 

4. AMOA SIRH : choisir le bon prestataire

Vous êtes convaincus des bénéfices de l’intervention d’un AMOA ? Il faut maintenant être en mesure de choisir le meilleur intervenant. Voici selon nous les critères importants à prendre en compte pour choisir un consultant :

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