Booster la relation employé avec des process RH digitalisés (Et si les entreprises de taille intermédiaire pouvaient aussi en profiter ?)

Les collaborateurs ont longtemps considéré la DRH comme un grand système bureaucratique, où chaque requête pouvait prendre des semaines et beaucoup de paperasses, d’où cette mauvaise réputation. Le bon vieux service du personnel…

Les équipes RH des grandes entreprises organisées en CSP ont, depuis quelques années, lancé leur révolution en digitalisant la relation employé et en se défaisant des tâches sans valeur ajoutée pour se concentrer sur leur coeur de métier. Leur blason se redore et elles sont enfin appréciées à leur juste valeur : un service stratégique et tourné vers la performance et la motivation des salariés. Mais qu’en est-il des RH dans les entreprises de taille intermédiaire ? Peuvent-elles également engager ce processus de digitalisation et profiter de ses bénéfices ?

Des pratiques RH hétérogènes et peu transparentes

On observe dans les DRH d’entreprises de taille intermédiaire des situations paradoxales. Leurs pratiques sont souvent un mix entre celles des PME, peu équipées en SIRH, et des grands groupes. Encore de très nombreux processus liés à la relation employé sont gérés “à l’ancienne”, sur papier ou dans des fichiers Excel, grâce à des échanges téléphoniques et de mails tandis que d’autres commencent à être digitalisés (bulletins de paie et coffre-fort électronique, dossier salarié dématérialisé, etc.). Le collaborateur habitué à ce que certaines procédures soient donc simples comme bonjour et totalement transparentes, s’attend à la même qualité de service dans toutes ses demandes RH et comme on le comprend… Pourquoi lui propose-t-on un bulletin de paie dématérialisé alors qu’il doit encore appeler le service du personnel pour obtenir une attestation de salaire ou connaître ses droits au télétravail ? Et pourquoi les clients internes que sont les salariés ne bénéficieraient pas de la même qualité de service que l’entreprise offre à ses clients externes ?

Les directions des ressources humaines des ETI sont bien au fait de ce paradoxe et ont, elles aussi, une véritable volonté de simplifier les processus, de gagner en productivité, en traçabilité et en sécurité. Toutefois, cela leur paraît souvent insurmontable financièrement et techniquement. Les solutions de digitalisation de la relation employé présentes sur le marché et dont les DRH ont l’habitude d’entendre parler paraissent inaccessibles.

Pourtant, dans d’autres pays européens, comme au Royaume-Uni, le virage de la digitalisation RH dans les entreprises de taille intermédiaire est bel et bien engagé. La prise de conscience est intervenue en avance de phase par rapport à la France. Les DRH britanniques n’hésitent plus à faire de l’ERM (Employee Relationship Management) leur nouveau cheval de bataille. La gestion des procédures où les intervenants sont très nombreux et les workflows de validation complexes sont des processus RH désormais fortement digitalisés.

L’ERM, une solution tout-en-un

ERM késako ? Cet acronyme anglais désigne les solutions de digitalisation de la relation employé. Elles peuvent être considérées comme des “CRM RH”, s’intègrent parfaitement à l’existant et apportent deux grands avantages. Premièrement, les ETI sont en mesure de digitaliser les relations entre les collaborateurs et les RH. Cela permet d’accroître la traçabilité, d’automatiser certaines réponses, d’améliorer la transparence… Les RH sont plus efficaces et les collaborateurs aussi. Il est par exemple possible de réduire jusqu’à 80 % les appels au service RH grâce à des modules de type “portail self-service” ! D’autres modules viennent s’ajouter à cette première grande famille : case management, base de connaissances, enquêtes de satisfaction… Tout est géré par profil utilisateur, ce qui permet de filtrer les informations mises à la disposition du collaborateur pour encore plus d’efficacité et de confidentialité. Deuxièmement, en digitalisant les processus administratifs RH chronophages et sans valeur ajoutée (demande de certificat, consultation des bulletins de paie, recherche d’un règlement intérieur, etc.), il est possible de se concentrer sur le traitement des cas particuliers et de fournir un travail plus qualitatif.

Les directions des ressources humaines peuvent donc enfin proposer un portail multi-services agile aux collaborateurs, améliorer leur expérience des services RH et augmenter leur productivité de 30 à 50 % pour toutes les tâches relatives au back-office RH. Enfin, le renforcement des réglementations relatives aux données personnelles, comme le RGPD, ne fait qu’allonger la liste déjà longue des bénéfices de la digitalisation RH. L’ERM est effectivement le moyen de s’éviter bien des déboires lors des audits, des contrôles externes ou en cas de litige, grâce à une meilleure traçabilité, des données plus sécurisées, etc.

Pour découvrir comment votre entreprise pourrait bénéficier des avantages de la digitalisation de la relation employé, n’hésitez pas à nous contacter. Newext RH est en mesure de vous accompagner tout au long de la démarche : définition de vos besoins, proposition de la solution la plus adaptée à votre contexte, mise en oeuvre et amélioration continue !