Projet SIRH : à l’origine, l’étude d’opportunité

Selon le Baromètre des RH 2021 réalisé en partenariat entre ABV Group, Wills Towers Watson et RH&M : 69% des gestionnaires RH ont pour priorité de faire évoluer leur SIRH 

Cette évolution incontournable pour répondre de façon toujours plus efficiente aux enjeux des DRH, se traduit aujourd’hui par un projet de transformation digitale et implique la mise en œuvre d’une véritable gestion de projet qui doit respecter différentes étapes pour en garantir sa réussite.

L’étude d’opportunité est la première étape clé, encore trop souvent oubliée ou mal anticipée et pourtant essentielle dans la mise en œuvre d’un projet SIRH.
Mais de quoi s’agit-il exactement, quand intervient-elle, comment la réaliser et pourquoi ?

Décryptage et illustrations avec Marion Delemotte – Directrice associée – Newext RH

Une étude d’opportunité : à quoi ça sert ?

L’étude d’opportunité, je dirais que c’est la base, l’ossature même du projet. C’est le moment où l’on définit la cible.  En d’autres termes, l’étude d’opportunité permet de poser la couverture fonctionnelle, l’architecture technique, le modèle de service associé mais aussi de partager une vision avec l’ensemble des acteurs qui vont participer d’une manière ou d’une autre au projet, car ne l’oublions pas, ce dernier point est déterminant dans l’engagement de l’équipe.

Elle permet également de cadrer la stratégie de consultation des acteurs au regard des offres existantes sur le marché et bien entendu de la cible, avec pour objectif d’établir une liste restreinte d’acteurs à solliciter dans la phase d’appel d’offres pour gagner en temps et en pertinence.

Enfin et non des moindres, cette étude permet d’établir un premier cadrage budgétaire indispensable avant de se lancer.

Ce qu’il faut bien noter, c’est que l’étude d’opportunité est un exercice très opérationnel et collaboratif  qui implique de se poser les bonnes questions avec les bonnes personnes. Il a surtout l’énorme avantage de sécuriser le projet en ayant clairement défini et partagé la cible.

Une étude d’opportunité : à quel moment ?

Dans une gestion de projet SIRH, l’étude d’opportunité intervient en amont, avant même l’appel d’offre.

Ce que nous préconisons, c’est qu’elle soit réalisée dès que l’organisation a validé le projet de changer de SIRH ou lorsqu’elle souhaite anticiper très tôt un projet de ce type. C’est l’idéal !

Maintenant, nous sommes encore souvent sollicités au moment de l’appel d’offres, et là les choses se compliquent car le timing est alors difficile à respecter. Il faut revenir en arrière, définir la cible et réaliser l’étude approfondie des solutions du marché afin de les mettre en corrélation avec les besoins de l’entreprise.

Une étude d’opportunité n’est pas nécessairement un processus très long. Il faut savoir que, conduite en collaboration avec une société de conseil experte en solutions SIRH, son délai moyen est d’environ une vingtaine de jours, soit un laps de temps relativement court mais très efficace pour commencer la mise en place du SIRH sur des bases solides.

Une étude d’opportunité : suivant quelle méthodologie ?

L’objectif est ici de passer de l’idée à la réalisation.

Vous l’avez compris, une étude d’opportunité SIRH diffère d’une entreprise à une autre puisque les besoins et les enjeux sont différents.

Il s’agit d’un travail de co-construction entre Newext et le client : poser les bonnes questions pour réussir à se projeter sur le besoin futur en tenant compte de la faisabilité fonctionnelle et technique, des contraintes budgétaires, du planning et de la disponibilité des acteurs autour du projet, des ressources et des compétences internes. La mise en perspective de l’ensemble de ces éléments par rapport au marché SIRH (tant sur les aspects solutions que sur les aspects services) est la clé pour mener à bien cette mission. Une méthodologie éprouvée avec une démarche personnalisée à chaque contexte client.

Connaitre les pièges et difficultés pour mieux les écarter

Bien que l’étude d’opportunité se déroule sur un temps assez court, certains pièges ou difficultés peuvent intervenir. On peut toutefois facilement les éviter.

Lors de l’étude d’opportunité SIRH, en effet, il est important de ne pas se priver de consulter un maximum d’éditeurs et d’intégrateurs. Le but de cette étape est d’avoir une vision globale et relativement exhaustive du marché afin de voir dans quelle mesure ces acteurs peuvent répondre à vos besoins.

Cependant, comme souligné plus haut, il faut être en capacité avec l’exercice suivant d’arbitrer et de sélectionner deux ou trois acteurs uniquement sur la base de leur couverture fonctionnelle, de leur architecture technique, de leur capacité d’interfaçage entre les différentes briques du SI de votre organisation et du modèle de service proposé. Le piège serait d’en garder trop. Vous risquez alors de faire perdre du temps à tout le monde en commençant par vous-même. Il y aura trop d’entretiens à mener et vous solliciterez des acteurs qui n’avaient pas forcément légitimité à être là.

Une autre difficulté à laquelle vous allez peut-être vous confronter, c’est le fait que l’éditeur ou l’intégrateur SIRH ne veuille pas se positionner. En faisant appel à une société de conseil en SIRH, avec une très bonne connaissance du marché, vous serez dirigé vers les acteurs en solutions/services SIRH qui seront en réelle capacité de répondre à vos enjeux et à vos besoins. Vous gagnez du temps et vous allez droit au but !

Enfin, ne pas négliger l’implication des équipes qui peuvent ne pas avoir envie de passer du temps sur cette étude d’opportunité. Le rôle du chef de projet et celui de la société de conseil RH qui vous accompagnera dans cette démarche est de communiquer clairement sur la cible et les bénéfices que cela apportera à tous : des fonctionnalités produit claires et en adéquation avec les besoins de chacun, des interactions entre les outils bien pensées, ou encore un cadrage budgétaire précis qui sécurisera le prévisionnel de dépenses.

Nos conseils pour une étude d’opportunité réussie

Impliquer l’équipe projet

La clé, on ne le répètera jamais assez, est d’impliquer le plus en amont possible et assez largement les différents acteurs qui vont intervenir dans le projet d’une manière ou d’une autre : La DRH, la DSI, le contrôle de gestion, mais aussi la finance et la comptabilité pour que chacun comprenne bien les impacts des différents outils sur les activités.

La liste n’est pas exhaustive et tout dépend du périmètre que vous souhaitez implémenter au sein de votre entreprise.

Penser solutions et services

Si l’on s’en tient à la tendance aujourd’hui, la proportion d’entreprises réalisant une étude d’opportunité dans le cadre d’un projet d’évolution de leur SIRH est encore faible.

Certes, les fonctionnalités des solutions SIRH sur le marché sont somme toute relativement similaires et l’étude n’apparait pas toujours comme indispensable.

Mais les organisations doivent absolument mettre dans la balance et dans la sélection de leur futurs fournisseurs les aspects services (modèle d’hébergement, TMA…) qui font eux toute la différence lorsqu’il s’agit de déployer et d’exploiter un nouveau SIRH.

En synthèse, comme cela a été le cas avec notre client Somfy (voir leur retour d’expérience https://www.newext-rh.com/temoignage/etude-dopportunite-sirh-paie-gta-pilotage-de-la-masse-salariale-pour-le-groupe-somfy/) l’étude d’opportunité en se positionnant bien en amont, avec un cadencement et un timing bien rythmé pour garder toutes les parties prenantes investies et engagées, un accompagnement avec des experts qui maîtrisent totalement le sujet et les enjeux métiers, s’avère être une véritable aide à la décision dont il serait vraiment dommage de se passer !

Si vous souhaitez, comme eux, être accompagnés pour réaliser votre étude d’opportunité et bien plus encore, n’hésitez pas à nous contacter.