Données DSN : l’utilisation au-delà de la simple obligation de déclaration

Tribune de Bruno Martins-Lêdo, co-fondateur de D2BI

Une récente enquête menée par l’Ifop pour le GIP-MDS (groupement d’intérêt public de modernisation des déclarations sociales), atteste que les entreprises et experts-comptables sont aujourd’hui très majoritairement satisfaits de la dématérialisation administrative.

En effet, la DSN (déclaration sociale nominative), en phase de test depuis juillet 2016 puis rendue progressivement obligatoire, avait causé bien des sueurs froides dans les DSI et les DRH. Ce nouveau système exige d’avoir des données RH de qualité et fiabilisées mensuellement, obligeant à bien des révisions dans les SIRH. La promesse du GIP-MDS est de simplifier la génération de tous les déclaratifs à réaliser par les entreprises en un seul, la DSN, et ainsi diminuer la charge administrative des services paies. C’est donc en apparence une promesse tenue selon cette enquête. Mais qu’en est-il de l’utilisation concrète de ces données, en dehors de la simple obligation de déclaration ?

La DSN au centre de bien des enjeux

Grâce à la DSN, les entreprises ont donc entre les mains une mine d’or d’informations. Cela a déjà permis plusieurs grandes avancées, comme l’arrivée du PAS (Prélèvement à la Source).. 

Même si les axes d’amélioration sont encore nombreux, il est important de dire que la DSN est et va être de plus en plus un vecteur de simplification globale. C’est la volonté du gouvernement : créer un seul mode déclaratif pour couvrir les multiples organismes (retraite, sécurité sociale, chômage, ARRCO-AGIRC…), simplifier les partages d’informations et fluidifier les processus.

En revanche, dans les entreprises, rares sont celles qui se saisissent véritablement des bénéfices apportés par cette collecte de données. Pourtant, les enjeux sont de taille : 

• les Directions Générales vont devoir s’appuyer sur le Savoir, pour être de plus en plus stratèges notamment dans leurs stratégies “marque employeur”
• Les directions financières et achats ont besoin d’indicateurs RH fiables et actualisés régulièrement pour gagner en réactivité
• Les CSE réclament des données de qualité pour pouvoir faire leurs analyses comparatives trimestrielles…
• Etc.

En s’appuyant sur les données de la DSN, et des outils de BI-RH, la fonction RH peut devenir un véritable Business Partner. Comment ? En mettant en place la fonction de « Data Analyst ».

Data Analyst RH  : un métier à promouvoir

Si certains départements, comme la Finance ou la DSI, ont déjà pris le “taureau de la Business Intelligence” par les cornes, d’autres, comme les RH, peinent malheureusement à profiter de toute la puissance offerte par les datas. 

Plusieurs facteurs expliquent cet état de fait. Le premier est, que les logiciels BI disponibles sur le marché sont peu adaptés aux RH, tant au niveau coût, qu’au niveau des fonctionnalités. Ensuite, les RH éprouvent souvent des difficultés à prouver à leur DG l’utilité de la BI dans leur service. Avec des outils peu adaptés et des ressources IT côté DSI limitées, les politiques d’analyse décisionnelle RH peuvent se solder par des échecs. Difficile ensuite de convaincre la DG d’allouer des budgets sur le sujet…

Comment, alors, atteindre la perspective que nous abordions dans la partie précédente, à savoir se positionner en tant que Business Partner ? Selon nous, l’idéal est pour commencer de former des binômes pour occuper la fonction de Data Analyst RH dans les entreprises : la compétence IT couplée à la compétence métier RH. Enfin, les RH peuvent se baser sur la DSN pour effectuer leurs analyses. Cette base de données, déjà structurée, est un excellent point de départ et qui, grâce aux évolutions prévues, va encore accroître son intérêt !

La DSN évolue, pour atteindre un périmètre encore plus large

Cette utilisation de la DSN en tant que base de données pour de la Business Intelligence aura encore plus de sens à l’avenir. En effet, elle continue d’élargir son périmètre et d’intégrer plus de données et de fonctionnalités. À savoir (liste non exhaustive) : 

• Le recouvrement de la taxe d’apprentissage et contribution à la formation 
• La réception automatisée des effectifs généraux et OETH calculés par l’ACOSS et la MSA, en lien avec l’URSSAF
• Aide au calcul de l’Index Égalité femme/homme
• Meilleur calcul des arrêts de travail grâce à la prise en compte des temps partiels thérapeutiques
• Les caisses de congés payés des travaux publics, du transport et de la manutention portuaire disparaissent au profit de la DSN, tout comme la DUCS et la DADS-U
• Le répertoire commun des déclarants finira son déploiement en 2022
• Et plus encore…

Pour faire simple, la DSN s’impose de plus en plus comme LA déclaration centrale au niveau légal et social, ce qui en fait le point névralgique des analyses décisionnelles que peuvent réaliser les RH.

Comment faire concrètement pour utiliser tout le potentiel de la DSN ?

Pour faire de la DSN une source d’indicateurs stratégiques, comme ceux liés à l’absentéisme, aux accidents du travail, au turnover, aux populations sensibles et établir les plans d’action associés, les RH peuvent s’aider de logiciels spécifiques, comme D2BI. Expert sur la DSN depuis 2017, D2BI facilite le pilotage RH des entreprises via des tableaux de bord dynamiques et des rapports automatisés. D’une vision groupe jusqu’au niveau du salarié, les DRH bénéficient d’une puissance d’analyse inégalée pour répondre à leurs obligations légales et réglementaires et mesurer l’efficacité de leurs plans d’action en quelques clics.

Cette solution logicielle permet en effet d’agréger les données RH avec la DSN, ainsi qu’avec toutes autres données externes (économiques, organisationnelles, internes, classification, etc …). En quelques jours, les services RH peuvent accéder à plus de 500 indicateurs et tableaux de bord associés, mis à jour mensuellement, sans effort supplémentaire.

Autre argument qui fait mouche : le gain de temps considérable dans la collecte et la consolidation des données (90% en moyenne !). De fait de son indépendance des SIRH, le logiciel D2BI assure aussi une pérennité et une fiabilité dans les calculs des indicateurs RH, permettant une stabilité dans le cadre du pilotage de la performance RH, et une tarification maîtrisée. 

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à aller consulter le site d2bi.fr