GTA et planification : l’IA et le reporting au service du contrôle et de la prise de décision

Tribune de Sébastien Elvira – Directeur Commercial France – SD WORX

Les enjeux de la gestion du temps et des activités ont évolué avec la crise sanitaire

Ces deux dernières années, notamment à cause de la crise sanitaire, ont apporté leur lot de bouleversements dans le monde de l’entreprise. Parmi les adaptations qui ont dû être rapidement mises en place, et qui pour certaines vont rester un enjeu sur le long terme, deux sont particulièrement stratégiques. Elles ont pour même conséquence le renforcement du besoin d’amélioration du suivi du temps et des activités de l’entreprise. Le point sur cette nouvelle donne.

Premièrement, parlons de la connexion à distance. La pandémie et le télétravail ont démontré de grandes lacunes quant aux capacités des organisations à mettre à disposition de tous les employés les outils de collaboration dont ils ont besoin au quotidien, où qu’ils se trouvent. Beaucoup d’entreprises, et même de grands groupes, n’étaient pas équipées tant au niveau matériel que des compétences. Elles n’avaient par exemple pas la possibilité de proposer des accès VPN à leurs collaborateurs, ce qui pouvait empêcher de se connecter aux serveurs de l’entreprise. 
Deuxièmement, au-delà des aspects “pratiques”, il est indispensable d’assurer, dans ce nouveau contexte de travail à distance, un environnement de travail sain et sécurisant. Le flex office (mode de gestion des locaux où le nombre de bureaux attitrés est limité afin d’établir un roulement des salariés sur site pour favoriser le télétravail tout en économisant sur les loyers) perturbe les repères tant de l’employeur que des employés. L’entreprise a donc par exemple besoin d’un suivi rigoureux de la présence sur site pour gérer les jauges et répondre aux obligations sanitaires. Chez Protime, nous avons été jusqu’à instaurer chez certains de nos clients à l’étranger, des systèmes de contrôle des accès et d’ouverture de porte par prise de température des salariés !

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Les outils digitaux : la clé pour répondre aux nouvelles demandes en matière de suivi d’activité

Finalement, ces nouvelles problématiques font naître, dans tous les secteurs, des besoins qui étaient auparavant propres à certains, notamment la nécessité de gérer de la planification sous contrainte. 

En tant qu’éditeur, avec une solution historiquement dédiée au secteur Hôtels, Cafés, Restaurant (HCR), lors de l’arrêt de l’activité liée au Covid, nous avons continué à développer de nouvelles fonctionnalités logicielles en nous appuyant sur l’intelligence artificielle (IA). Nous nous sommes vite rendu compte que nous pouvions répondre aux attentes d’autres secteurs, comme celui du retail par exemple. Aujourd’hui, après avoir vu de nombreuses sociétés mettre la clé sous la porte,  tous les points de vente qui ont survécu ont plus que jamais besoin de s’adapter pour maintenir un certain taux de rentabilité et donc besoin de suivre précisément leur activité et leur profitabilité quotidienne.

Ils doivent avoir le bon nombre de personnes aux bons endroits tout en prenant en compte un certain nombre de critères comme la météo, le chiffre d’affaires, l’affluence de la clientèle… Ces croisements d’informations ont toujours été possibles en rapprochant les données de différents outils, mais cela était souvent complexe et chronophage. Notre solution permet de centraliser et d’intégrer toutes les données provenant de sources extérieures . 

Bien entendu, au-delà de la puissance de l’outil logiciel, il est indispensable que l’ergonomie et l’expérience utilisateur soient au rendez-vous. C’est peut-être même ce qui compte le plus pour nos clients. C’est la qualité des données récoltées qui est la clé de la réussite, l’appropriation et l’utilisation de la solution par les collaborateurs sont donc cruciales. 
Les entreprises recherchent ainsi des outils faciles à déployer qui nécessitent peu de formation et un nombre limité de clics à chaque utilisation, avec des menus contextuels structurés en fonction des besoins des utilisateurs et avec un système d’authentification unique pour accéder aux différentes options ( SSO, Single Sign On).

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Renforcer la culture d’entreprise et l’engagement des collaborateurs

La mise en place et l’utilisation des bons outils ont en plus un réel impact sur la motivation des équipes. Choisir certains outils plutôt que d’autres et se préoccuper de leur facilité d’utilisation pour les salariés n’est pas négligeable pour maintenir un bon climat social. 

Mais pour que cela fonctionne, l’outil ne doit être ni présenté ni même perçu comme un dispositif de gestion du temps. C’est même l’inverse, il doit être là pour éviter des temps de travail excessifs, pour alerter sur les heures supplémentaires et les risques de burn-out. Le fait de pointer ses horaires est avant tout un moyen pour que tout le monde soit sur un pied d’égalité, pour une relation saine entre collègues.

L’utilisation d’un outil collaboratif contribue aussi au développement de l’esprit d’équipe, car, selon les fonctionnalités choisies et l’objectif recherché, c’est un indicateur fort des valeurs et de la culture de l’entreprise. Chez nous, le lien se vérifie largement puisque Protime a été certifié cette année “Best Place To Work” pour la dixième fois consécutive.

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Des freins encore nombreux à la mise en place d’une bonne GTA

Selon moi, c’est un problème de ressources qui est à l’origine de la réticence des entreprises à opter pour ce genre de solution. Pour que la mise en place d’un outil soit réussie, adaptée et adoptée, il faut que du temps soit consacré à la gestion du projet, notamment pour définir un cahier précis duquel découlera la pertinence du dispositif. Mais c’est généralement aux équipes RH qu’incombe le pilotage de ce type de projet, alors qu’elles sont déjà occupées à plein temps et souvent en pénurie.  Les choses ne peuvent donc naturellement pas avancer. Le client doit donc se demander qui il embarque sur le projet, comment et pour combien de temps.

En revanche, pour moi l’informatique n’est aujourd’hui plus un frein, si ce n’est qu’il est important de connaître les différentes options existantes, car ne pas connaître les outils du marché est forcément un frein à leur adoption. On peut être facilement découragé par les solutions intégrées dont toutes les fonctionnalités sont fournies par un seul prestataire, car les fonctionnalités sont standardisées donc pas forcément toutes pertinentes et l’interface est souvent complexe. Nous essayons de lever ce blocage en proposant une solution Best of breed qui permet de sélectionner les outils les mieux adaptés aux besoins de l’entreprise, via un hub qui agrège notre outil et de nombreux autres avec qui l’interface est compatible.
Nous proposons également de lever le frein de la nationalité de l’outil, qui est encore une réalité. Notre solution permet d’avoir un seul moteur européen utilisable de la même façon afin de faciliter son usage pour les multinationales.

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À propos de SD Worx

SD Worx compte 6500 collaborateurs à travers le monde, dont 250 en France, et la croissance de l’entreprise est comprise entre 15 et 20%. 

En France, la solution de gestion des temps du groupe SD Worx connaît une croissance de 40%. Pour répondre aux clients, une équipe de consultants et chefs de projet d’une trentaine de personnes est mobilisée.

Sébastien Elvira est quant à lui dans le groupe SD Worx depuis 7 ans. Il était Sales Manager France de la branche GTA et occupe maintenant le poste de Directeur Commercial.