BDES : le point 5 ans après…

La BDES (Base de Données Economiques et Sociales) a été originellement créée pour offrir une présentation pédagogique de l’ensemble des informations que l’employeur met à disposition du comité social et économique (CSE). Concrètement, son objectif est de fournir aux représentants du personnel tous les moyens pour se prononcer sur les grandes orientations stratégiques de l’entreprise. Mais alors, qu’en est-il plus exactement de son application ?

Les ambitions de la BDES

Originellement connue sur le nom de BDU, “Base de données unique”, la BDES résulte de l’accord national interprofessionnel (ANI) du 11 janvier 2013. En 2014, une circulaire précise les conditions de mise en place de la BDES, son contenu et son actualisation. Ensuite, en 2015, la loi “Rebsamen” renforce son rôle. Enfin, une ordonnance datant de 2017 réorganise la BDES pour permettre une plus grande ouverture au dialogue social.

Sa principale ambition aujourd’hui est donc de donner une vision claire et globale de la valeur créée par activité de l’entreprise et de sa répartition. Comment ? En donnant un ensemble d’indicateurs comme les évolutions des effectifs par type de contrat, l’exposition aux risques, les impôts et taxes, l’évolution de l’épargne salariale, etc.

Cependant, elle a pendant longtemps été perçue comme une une énième obligation légale, une contrainte de plus à assumer pour les entreprises. De nombreuses entreprises restent donc à la traîne. Elles n’ont mis en place que le strict minimum afin d’éviter le délit d’entrave et de faciliter le partage d’informations avec les représentants du personnel. Certaines n’ont même rien entrepris, plus de 5 ans après ! Pourtant les premières décisions de justice commencent à tomber et elles ont tendance à accentuer le risque associé à la BDES.

Par exemple, en l’absence de BDES, le délai accordé aux IRP pour donner leur avis au titre de la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise ne tient pas. Autre exemple, un PSE (Plan de sauvegarde de l’emploi) peut être suspendu si l’employeur ne remplit pas ses obligations concernant la BDES. En revanche, lorsque les entreprises comprennent qu’elles peuvent réellement améliorer le dialogue social avec une BDES bien gérée, la donne change.

La BDES : une opportunité ?

La BDES peut être vue comme une véritable opportunité d’améliorer la qualité du dialogue social pour trois raisons principales. La première concerne la communication avec les partenaires sociaux. Leur donner la possibilité d’avoir accès à une information claire, fiable et exhaustive permet sans conteste d’apaiser les relations et de poser des bases sereines à la collaboration et la négociation. La seconde est en rapport avec la structuration de l’information. Grâce à la BDES, il est possible de mettre en perspective des données provenant de différents départements (finance, RH…) et d’avoir une vision consolidée. Enfin, la troisième est du ressort du juridique. Avec une BDES correctement construite, la mise en conformité légale permet d’éviter d’éventuels conflits (par exemple le délit d’entrave) avec les IRP.

En revanche, pour voir la BDES comme une opportunité, quelques prérequis sont essentiels. L’un d’entre eux concerne l’outillage mis à disposition des instances représentatives des salariés. Se contenter d’un fichier Excel ou d’un fichier Sharepoint et gérer la BDES seulement comme une base documentaire ne suffit pas. En effet, les nouvelles obligations de communiquer des indicateurs sur la formation professionnelle ou ceux relatifs à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, demandent des capacités particulières d’agrégation, de data visualisation, etc. Par ailleurs, les réglementations relatives aux données personnelles, comme le RGPD, imposent aux entreprises de sécuriser leurs BDES de façon beaucoup plus stricte, avec une gestion fine des droits d’accès par exemple.

Pour ce faire, il est essentiel de s’équiper de logiciels dédiés, permettant de gérer d’une part la collecte de données et d’autres part les aspects collaboratif, visualisation et sécurité. Pour cela, Newext RH vous propose une solution BDES conviviale, sécurisée, rapide à mettre en place et vous accompagne dans la gestion du déploiement et du suivi de projet. Contactez-nous pour en savoir plus !