DRH : comment gérer la complexité du CSE grâce à la digitalisation

La fusion des trois instances représentatives du personnel (délégués du personnel, comité d’entreprise, comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail) en « comité social et économique » (CSE) a provoqué un vrai chamboulement dans les entreprises. D’autant qu’elle est liée à des modifications profondes de fonctionnement des heures de délégation des représentants du personnel élus. Il est maintenant possible de cumuler ses heures sur un an et de les mutualiser. Il existe aussi des cas particuliers pour les élus travaillant au forfait jour, etc. En clair, les conditions se complexifient et par conséquent la gestion de ces heures aussi. Comment les ressources humaines font-elles face à ces changements ? Les outils à leur disposition se sont-ils adaptés ? Éclairage.

La traçabilité et l’anticipation, les clés d’une gestion CSE réussie

Les heures de délégation des élus du personnel n’ont jamais été une partie de plaisir à gérer, mais avec le CSE, ça ne s’arrange pas. Pour les RH, il est difficile de savoir exactement combien d’heures restent sur le compteur de tel ou tel élu. Comment gérer les reports, les transferts d’heures aux suppléants, etc. ? Pour avoir une visibilité claire et précise, la traçabilité des mouvements d’heures et des rôles assignés doit être parfaite.

Bien évidemment, cela ne concerne pas que les RH. Les managers sont les premiers touchés par ces changements. Il leur était déjà difficile de suivre les absences des membres élus de leurs équipes. C’est encore plus le cas avec la nouvelle réglementation. Afin qu’ils puissent anticiper les absences et conserver le même niveau de productivité dans leurs équipes, il est essentiel qu’ils soient alertés. En effet, dans le cas d’une forte période d’activité par exemple, le manager doit pouvoir réassigner les tâches du salarié absent et pour cela, il ne doit pas être informé la veille pour le lendemain…

Quels outils pour gérer les heures de délégation CSE ?

Un de nos clients nous a récemment interpellés, car il cherchait une manière de gérer efficacement les heures de délégation des élus CSE. Avant les ordonnances “Macron”, tout était stocké et monitoré dans Excel. Avec le nouveau mode de fonctionnement imposé par le CSE, cette méthode devenait intenable. Les feuilles de calcul devenaient trop compliquées à maintenir et les possibilités de visualisation de l’état des compteurs, des durées de mandats, etc. étaient limitées. 

Par ailleurs, ce client avait tout à fait conscience que la gestion des heures CSE dans son SIRH était peine perdue. Ces outils RH ne sont pas dévolus à ce type de processus et opérer un développement sur-mesure aurait pris beaucoup trop de temps et d’argent. De plus, comme l’organisation CSE est un organigramme complètement différent, notre client ne souhaitait pas mélanger les deux pour des questions de sécurité et de confidentialité.

Mais alors, quelle solution est envisageable pour gérer les heures de délégation efficacement et à des coûts raisonnables ?

Aller au-delà de la gestion des heures de délégation…

Pour répondre au besoin de ce client, nous lui avons conseillé une solution globale. Solution globale, c’est-à-dire ? Et bien une solution qui soit capable de gérer, d’une part les heures de délégation, l’alerte des managers, les durées de mandats, etc., et d’autre part, de mettre à disposition des espaces de travail collaboratifs pour les élus. De cette manière, toutes les activités liées au CSE sont centralisées dans un seul et même outil : c’est plus simple pour tout le monde.

Évidemment, ce logiciel intervient en tant que brique supplémentaire du SIRH. Il est connecté au système d’information et ne prend en aucun cas le pas sur les autres processus RH existants. Cette plateforme de digitalisation vous permettra donc de faciliter la vie des managers, des RH, mais aussi des IRP tout en assurant le bon respect de la réglementation, des accords d’entreprise et des frais des élus. N’attendez plus, contactez-nous pour en discuter.