Comment diviser par deux le temps des contrôles paie et DSN, tout en les étoffant ?

La DSN au centre des préoccupations

« Ma fonction est très transversale. Je m’occupe, avec mes collègues, du paramétrage de la paie, du contrôle de masse salariale et du reporting social. Grâce à cette vision globale, nous pouvons plus facilement détecter les axes d’amélioration de nos processus. C’est comme cela que nous avons entrepris de fiabiliser le contrôle de la paie et de la DSN grâce à un logiciel dédié. En effet, contrôler la DSN (ndlr : Déclaration Sociale Nominative) n’est pas un exercice facile car les bandes sont complexes à analyser, ce qui nous posait des problèmes. Nous n’arrivions par exemple pas à avoir une vision claire des risques encourus, qu’ils soient réglementaires ou financiers. Cette situation était principalement causée par les outils utilisés… Des fichiers Excel ! »

Excel comme principal outil de contrôle de paie

« Pour réaliser les contrôles de paie, nous avions construit toutes sortes de matrices Excel ensuite mises à disposition des gestionnaires. Ces matrices étaient le fruit d’années de travail et de réflexions. Clairement, elles faisaient ce que nous en attendions, mais les délais de chargement des données, des analyses, etc. étaient extrêmement longs. Cela faisait perdre un temps fou aux équipes en charge des paies. De notre côté, nous rencontrions des problèmes similaires pour la maintenance de ces fichiers. Nous étions régulièrement obligés de les renouveler pour intégrer des contrôles supplémentaires… En bref, ce n’était vraiment pas un fonctionnement optimal et nous souhaitions renforcer notre compliance au travers d’un outil complet pour répondre aux exigences internes ou externes. »

Automatiser les contrôles de paie grâce à un soupçon d’IA

« Afin d’éprouver la qualité et gagner en efficacité, nous nous sommes mis à la recherche d’une solution qui nous permettrait de tout automatiser. Nous avons réalisé un benchmark assez exhaustif du marché logiciel spécialisé et avons ensuite calculé un ROI par solution. L’idée était d’avoir une idée la plus précise possible du temps que l’outil pourrait nous faire gagner. La conséquence de ces calculs a été le choix de Conciliator (ndlr : édité par Dhatim). Leur démonstration a été sans équivoque : nous avons fait un essai de chargement de bande DSN et là nous avons pu juger rapidement des performances et de la lisibilité proposée par l’outil.

La solution contrôle la cohérence de la paie avec la DSN ainsi que toutes les constantes légales comme le PMSS, les taux versement transport, les taux d’accidents du travail, automatiquement. Elle intègre les règles de conventions collectives et les évolutions de la norme, ce qui nous évite ainsi des redressements URSSAF ou des rappels intempestifs. En plus, le logiciel est boosté à l’IA et est donc auto-apprenant. Lorsque l’on détecte une anomalie manuellement ou que l’on intègre les règles spécifiques à l’entreprise, il apprend et la repère tout seul la fois suivante. Cela sous-entendait que ces délais allaient encore être réduits ! Une fois notre décision prise, nous avons contacté Newext RH, un partenaire de l’éditeur afin qu’il nous accompagne dans la mise en place. »

Être accompagné pour refondre les processus : la clé du succès

« La solution Conciliator propose un ensemble de contrôles standardisés, mais pour profiter de tout le potentiel de la solution et réellement optimiser nos processus, nous souhaitions aller plus loin. C’est aussi pour cela que nous avons fait appel à Newext RH. Ils nous ont conseillés et accompagnés dans la rédaction de contrôles adaptés à notre environnement et nos spécificités, afin que nous puissions gagner en précision et détecter plus d’anomalies. Sans eux, nous n’aurions pas pu aller si loin. Ce sont aussi eux qui ont assuré toute la formation à l’outil, dans mon équipe et auprès des gestionnaires. Grâce à cet accompagnement, notre projet de digitalisation des contrôles de paie est réellement un succès. Les gestionnaires sont très enthousiastes, ils peuvent maintenant se concentrer sur la résolution des anomalies et plus uniquement sur les contrôles. Pour vous donner une idée : nous avons divisé par deux le temps nécessaire aux contrôles alors que nous avons même ajouté de nombreux éléments à vérifier ! »

Aline Brunet, Coordinateur Paie et Reporting Social, chez GSK