Pilotage de la masse salariale : des catégories d’outils pour chaque besoin

Dans la continuité de notre billet « Pilotage de la masse salariale : de l’intérêt de combiner les données pour une vision holistique », nous vous proposons de compléter notre tour d’horizon autour de ce sujet, en abordant ici la question des outils. 

Parmi toutes les typologies de solutions de pilotage de la masse salariale existantes sur le marché, nous constatons aujourd’hui une répartition des solutions en 3 grandes catégories.

Mais avant tout, n’oublions pas le plus courant des outils, hors catégorie si nous pouvons le qualifier ainsi, celui qui est encore utilisé majoritairement dans les entreprises et pas uniquement les petites, nous avons nommé Excel®.

Un outil génial s’il en est, mais d’usage chronophage, peu collaboratif et qui implique énormément de rigueur et de contrôle pour ne pas se tromper dans sa saisie et ses modélisations…

Excel® est parfait pour réaliser des hypothèses à grandes mailles, mais lorsqu’il s’agit de prévoir tous les coûts individu par individu et de comparer un réalisé par rapport à des prévisions, les choses se corsent pour ceux qui vont devoir expliquer et justifier les écarts. Car, c’est bien là où se situe le principal enjeu aujourd’hui en matière de pilotage de la masse salariale.

La première catégorie que nous identifions est celle des acteurs spécialisés dans le domaine avec des solutions métiers entièrement paramétrables pour s’adapter aux besoins de l’entreprise ou du groupe.

Même si leurs interfaces ne sont pas des plus conviviales et ne proposent pas une expérience utilisateur optimale, les fonctionnalités de ces outils sont très complètes et sont venues s’enrichir au fil des années. Elles capitalisent sur toutes les expériences vécues et apportent une grande valeur ajoutée sur la connaissance des besoins spécifiques par secteur d’activité.

Ces solutions très expérimentées et éprouvées, répondent parfaitement aux attentes des fonctions RH, finance et managers opérationnels qui souhaitent collaborer de façon sereine et totalement sécurisée dans ce processus de prévision et de pilotage.

La deuxième catégorie ; celle des modules intégrés au système de paie.

Certains éditeurs de solutions de paie ont en effet investi dans des modules dédiés à la simulation budgétaire de la masse salariale. Ces modules intégrés présentent l’intérêt d’une base de données unique et de ne pas avoir d’interface à gérer. En outre ils permettent potentiellement de bénéficier de la puissance du moteur de calcul de paie pour aller plus dans le détail en s’appuyant sur tous les éléments de paie à disposition dans le système.

Signalons toutefois deux grandes limites à leur utilisation. D’une part, développés sur des pratiques standards du marché, ces modules offrent peu de marge de manœuvre en termes de personnalisation et de gestion différenciée des processus en fonction des entités ou des branches d’activité de votre organisation. D’autre part, ces modules traitent moins bien la dimension collaborative et décentralisée autour du processus budgétaire (manque de workflow de validation). De surcroit, l’expérience utilisateur, héritée du système de paie, n’est pas toujours appropriée pour des managers non rodés à ce type d’outil. 

Enfin, la troisième catégorie ; les solutions boites à outils.

Développées dans les dernières technologies et très performantes, elles impliquent en revanche de tout définir en amont, comme si l’on partait d’une feuille blanche ; ratios, indicateurs et tableaux de bord… tout ce que l’on a besoin de suivre. Le temps qui doit être consacré au paramétrage de l’outil et à la saisie de ces données ne doit pas être négligé et peu parfois rebuter certaines organisations dont les ressources ne permettent pas d’y consacrer le temps nécessaire.

Ces solutions séduisent particulièrement les directeurs des systèmes d’information qui souhaitent déployer des outils sur des bases de données modernes et full web pour proposer un accès aisé depuis n’importe quel terminal ou en situation de mobilité. 

Des outils digitaux pour faciliter la prise de décision et accroitre la performance

On le comprend, pour

• Avoir une vision plus juste,
• Exploiter des données davantage sécurisées,
• Produire des prévisions plus rapidement sans avoir à combiner plusieurs tableaux,
• Partager la même compréhension des chiffres lorsque l’on a différents utilisateurs,

les organisations ne peuvent plus faire l’impasse. Elles doivent se doter d’outils qui seront d’excellents guides, fiables et sécurisés pour établir leurs hypothèses et prendre les bonnes décisions.

Le panel de solutions est large. Tout dépend du contexte de l’organisation, de ses ressources financières et humaines, de sa maturité dans l’usage du digital. L’enjeu pour les entreprises est de faire les bons choix et de définir des objectifs clairs pour garantir la réussite d’un tel projet de digitalisation du processus de pilotage de la masse salariale.

Chez Newext RH nous pouvons vous aider dans la sélection de l’outil le plus adapté à votre organisation et à vos besoins. Nous pouvons également vous accompagner depuis l’analyse des besoins, la définition de la cible, la mise en œuvre du projet et la conduite du changement. Contactez-nous !