Organisation en mode projet : vers une nouvelle planification et gestion des ressources par compétences

Pour cette tribune GTA & Planification, nous donnons la parole à Arnaud Caldichoury – CEO PickYourSkills

Depuis le début des années 2000, l’entreprise subit de profondes et régulières transformations ; économiques, technologiques, organisationnelles… et le mouvement ne fait que s’accélérer.

Aujourd’hui encore la crise sanitaire, l’avènement du télétravail et les nouvelles possibilités d’échange à distance, ont abattu les frontières. Les talents internes et externes d’une même entreprise ont désormais davantage d’opportunités d’interactions entre pays, filiales, ou départements. La collaboration se globalise et le champ des possibles s’en trouve nettement élargi.

Face à toutes ces évolutions, le monde du travail change lui aussi et rien d’étonnant à voir de nouveaux modèles organisationnels se déployer au sein des entreprises.

Ainsi « En 2027 », selon une étude Harvard Business Review,
« 88 millions de personnes dans le monde travailleront en mode projet. »

Un chiffre et une tendance qui ne sont pas si étonnants en réalité.

Pour rester agile et performante, pour répondre aux demandes changeantes de son marché, pour s’adapter aux fluctuations d’activité, l’entreprise comprend qu’elle doit se réinventer. En s’orientant vers un fonctionnement en mode projet, elle optimise l’allocation de ses ressources au plus près des besoins et en fonction des compétences dont elle dispose. Elle identifie également celles qui lui manquent et peut ainsi orienter plus efficacement ses recrutements.

Notons que jusqu’à la fin des années 2000, les ressources sont structurées autour de fiches de postes souvent figées et définies pour deux ou trois ans en lien avec une forme organisationnelle très verticale et aussi parfois très silotée. Mais, elles ne sont pas toujours en accord avec la réalité économique de l’entreprise.

Depuis le début des années 2010, les choses évoluent. Désormais, les collaborateurs sont de plus en plus considérés comme des personnes expertes sur un ensemble de compétences et que l’on peut mobiliser sur différents projets en parallèle avec des timing très précis.

Ils s’inscrivent dans un modèle organisationnel horizontal et transversal où chacun apporte ses compétences sur un projet donné, à un moment donné et avec une équipe donnée.

Dans très peu de temps d’ailleurs, d’aucuns voient l’abandon des fiches de poste au profit des rôles projet qui cadreront les missions confiées et les objectifs visés pour chacun d’entre eux.

C’est un vrai changement de paradigme auquel nous assistons avec un passage d’un modèle entreprise vers une organisation en mode projet.

Avec ce type d’organisation, l’enjeu est de permettre une approche collaborative en allouant les bonnes compétences aux bons endroits.

En planifiant les ressources par compétences et non plus uniquement par la disponibilité, on favorise une collaboration plus qualitative, une meilleure réussite des projets et on réconcilie les enjeux opérationnels et RH tout en se recentrant complètement sur l’humain.

Toutefois, comme on le constate encore régulièrement, entre RH et managers, il y a deux mondes qui ne se parlent pas tous les jours. Aussi il est nécessaire d’outiller l’organisation pour permettre une base et un langage communs à toute l’entreprise avec une solution dédiée à la planification et gestion des ressources par compétences.

L’outil digital doit pouvoir être utilisé par les RH, les managers opérationnels et les collaborateurs. Ces derniers renseignent eux-mêmes leurs compétences et peuvent alors se positionner, à distance le cas échéant, sur un projet qui leur correspond. Ainsi, ils deviennent acteurs de leur propre Staffing, ce qui joue un rôle important dans leur satisfaction et leur engagement.

De leur côté, grâce à une cartographie précise des compétences, les managers disposent d’une vue précise et à jour sur les expertises de chacun, sur qui a envie de travailler sur tel ou tel projet et ils peuvent prendre des décisions éclairées en fonction de tous ces paramètres.

L’apport du digital pour des bénéfices directement mesurables

Ceci étant dit, transformer l’organisation, c’est aussi s’engager dans la transformation digitale des pratiques RH.

Et avec un processus de planification des ressources par compétences digitalisé :

• Les directions parviennent à diminuer le Turn Over et à réduire l’impact sur le coût d’un recrutement / onboarding RH qui peut représenter jusqu’à 15 % du salaire brut/personne/an, ne l’oublions pas,
• Les équipes opérationnelles gagnent un temps important en termes d’activité et augmentent leur productivité. La charge de travail des collaborateurs est mieux répartie, on évite les stocks d’heures et de jours alloués à des projets non prioritaires pour l’organisation.

Un mode projet qui concilie performance et engagement

Si pendant longtemps, l’entreprise a évolué dans l’air de la toute performance, avec le mode projet, l’engagement vient aujourd’hui également prendre une place importante dans ce qu’attend l’organisation. Et on ne parle pas ici de la partie fun, décorrélée du travail. On le sait, l’engagement des salariés n’est pas venu avec la simple mise à disposition de babyfoot ou d’espaces de convivialités. Il s’agit de l’engagement, au sens implication active et responsable dans l’action pour aider l’entreprise à atteindre ses objectifs.

Avec ces nouveaux collaborateurs engagés et davantage impliqués, la donne change, à tel point que dans 5 ans, comme le prédit le patron de Cap Gemini, ce seront eux qui choisiront les projets sur lesquels ils voudront travailler. Fini l’effet boite noire, où les affectations avec les meilleurs budgets et les meilleurs projets n’étaient pas toujours transparentes et objectives.

S’oriente-t-on alors vers l’entreprise libérée ?

Comme on vient de l’évoquer, dans l’organisation en mode projet, la première étape est de décloisonner les équipes en travaillant sur une planification par compétences.

A défaut d’être totalement libérée, l’entreprise doit déjà être plus équilibrée dans le rapport de force et être plus horizontale que verticale pour permettre un véritable impact social.

D’ailleurs, il n’est pas question de supprimer le management, mais de renforcer son rôle de leader, de pilote et de décideur, d’élargir sa vision de l’équipe en lui permettant de faire appel à l’ensemble des compétences disponibles au sein de l’entreprise pour atteindre les objectifs fixés et produire les résultats attendus.

Et demain des salariés définitivement acteurs de leur carrière

Avec un contexte de marché tendu à l’international, avec la tendance économique « Great Resignation » née aux USA et les départs volontaires massifs de salariés pour cause de perte de confiance en leur employeur, on comprend que le sujet de l’engagement et de la fidélisation des collaborateurs est sensible.

Demain, les employés deviendront toujours plus acteurs avec plus de transversalité dans leurs missions. Ils vont prendre le pouvoir et choisir avec encore plus d’attention et de précaution l’entreprise dans laquelle ils vont travailler et s’épanouir sur des projets qui les motivent et les amènent à se dépasser.

En donnant de la transparence aux collaborateurs autour de ses différents projets, en leur permettant de se positionner sur ceux qui les intéressent, en planifiant efficacement les ressources sur la base des compétences et non plus des fonctions, l’entreprise génère davantage de confiance, crée de l’engagement et de la satisfaction tout en renforçant sa marque employeur, son attractivité et en gagnant en productivité.

L’organisation en mode projet à de très beaux jours devant elle et c’est tant mieux pour la création de valeur et de lien social !

A propos de PickYourSkills

PickYourSkills est la solution qui permet de réaliser plus de projets tout en développant l’engagement des collaborateurs. PickYourSkills identifie la meilleure équipe pour chaque projet (disponibilités, compétences, localisation géographique…) et rend Excel obsolète !

www.pickyourskills.com