Performance organisationnelle de la Paie – Adapter la structure du service Paie en fonction des besoins

En entreprise, la question se pose souvent d’externaliser certaines tâches, voire un service entier, pour ne plus en avoir la responsabilité en interne. C’est le cas du service Paie. En plus d’être une fonction support, l’importance de la Paie et les nombreuses problématiques humaines et organisationnelles auxquelles elle fait face sont à l’origine de nombreux débats. Comment optimiser sa gestion ? Doit-on laisser gérer chaque site à sa manière ou externaliser complètement le traitement de la Paie ? La question est belle est bien légitime, et elle se pose d’autant plus qu’avec la crise sanitaire, de nombreuses entreprises ont fait le choix de l’externalisation en urgence, pour assurer l’édition des fiches de Paie et libérer du temps à leurs équipes.  

Mais la réponse ne peut pas être apportée simplement. De nombreux facteurs doivent être évalués pour faire le choix le plus judicieux : qualité, efficacité, conformité réglementaire, coûts et aspects humains. Et la bonne solution peut être plus nuancée que les options envisagées au départ. Voici un panorama des différents types de gestion de la Paie, avec leurs avantages et inconvénients.

Internalisation

Gérer la Paie en interne signifie qu’elle est entièrement traitée par des salariés de votre entreprise. Toutefois, cette gestion peut être décentralisée ou centralisée. Dans une gestion décentralisée, on compte autant de services Paie que de bureaux, d’entités ou de filiales. Chaque site gère la Paie des salariés concernés. Une gestion centralisée consiste, quant à elle, à gérer tous les sites à partir d’un seul lieu, souvent le siège, et de faire appliquer une procédure unique dans chaque site.

Gestion décentralisée

Les avantages d’une gestion centralisée de la Paie sont assez évidents. L’entreprise maîtrise la qualité et l’image du service et possède les compétences en interne, ce qui est rassurant. La proximité est également importante pour la Paie qui est au service des employés. Une gestion décentralisée favorise donc les échanges et maintient une relation pleinement humaine entre les gestionnaires de Paie et le reste des équipes. 

En revanche, elle implique aussi plusieurs inconvénients. Chaque site peut traiter sa Paie avec des particularités qui peuvent rapidement devenir des erreurs. Les équipes sur site sont le plus souvent polyvalentes sur les fonctions RH et moins expertes en Paie, ce qui peut entraîner un manque de rigueur sur le suivi des évolutions réglementaires. Elle n’est souvent pas économique, puisqu’elle nécessite le maintien de plusieurs équipes similaires sans mutualisation de coûts et avec des besoins de formation et d’accompagnement régulier.

Enfin, une organisation décentralisée est très sensible aux problématiques humaines que sont notamment le turnover et l’absentéisme (lire “Levier de performance n°1 : revaloriser l’activité paie et ses salariés”) et qui impactent négativement la performance du traitement de la Paie.

Gestion centralisée

Cette problématique se retrouve également dans une gestion centralisée, dans laquelle l’unique service Paie s’arrêtera tout autant de tourner en cas d’absence. La distance géographique peut être un problème si elle n’est pas spécifiquement traitée. Le service Paie peut se sentir exclu de l’opérationnel et du quotidien de l’entreprise, et le reste des employés peuvent regretter le manque de contact humain. Il faut en outre mettre en place une coordination efficace pour la remontée d’information, mais les processus peuvent être lourds et coûteux.

Dans le cas d’une gestion centralisée, il est primordial d’instaurer un système de contrôle de l’application des procédures sur site, pour éviter les erreurs, s’assurer de la prise en compte des évolutions. Et ce n’est pas une chose aisée. Si la structure globale est insuffisante ou si l’incohérence est trop présente, les avantages de ce modèle seront vite éclipsés.

En revanche, si cette structure est performante, les économies d’échelle réalisées sont loin d’être négligeables. Et les équipes, qui sont alors spécialisées uniquement en Paie, fournissent a priori un service de meilleure qualité avec un taux d’erreur faible.

Externalisation

L’externalisation de la Paie, appelée aussi BPO (Business Process Outsourcing) consiste à faire appel à un prestataire externe pour gérer tout ou une partie des activités de la paie :

• La veille et les mises à jour manuelles et logicielles nécessaires pour s’aligner à la réglementation
• L’administration des salariés
• La réalisation et la distribution des bulletins de salaire
• Les déclarations aux différents organismes

Dans ce cas, l’entreprise a une relation contractuelle avec ce prestataire, le plus souvent un cabinet d’expertise-comptable ou un éditeur et intégrateur de logiciels.

Avantages

Externaliser son service Paie présente des avantages conséquents. Cela permet tout d’abord de transférer la responsabilité de la Paie sur le prestataire, qui est soumis à des pénalités en cas de non-respect de ses engagements en termes de qualité et d’échéances. Le prestataire est censé fournir un service de qualité puisque la Paie est son unique métier. L’entreprise peut alors permettre aux autres fonctions RH de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. 

Ensuite, externaliser la Paie permet de faire disparaître les problématiques de turnover, de congés et d’absentéisme. Le prestataire s’engage à assurer la continuité de service quelle que soit sa propre situation organisationnelle. 

Selon la situation de l’entreprise, les économies budgétaires associées peuvent être intéressantes, qu’elles soient directes via la diminution des salaires, ou indirectes via l’amélioration de la performance globale de l’entreprise.
Externaliser le service Paie permet également de faire gagner un temps précieux à ses équipes, notamment en évitant toutes saisies manuelles particulièrement chronophages.

Inconvénients

Ces avantages s’accompagnent toutefois d’inconvénients qui peuvent être des surprises et qu’il faut absolument anticiper. Le prestataire en charge de la Paie doit posséder des procédures rigoureuses sur le traitement de votre Paie, ce qui nécessite de les élaborer si elles n’existent pas. La rigidité contractuelle associée peut également être pesante pour des PME ou ETI.

En outre, il ne s’agit pas de croire qu’externaliser son service Paie revient à ne plus avoir à s’en soucier. Une compétence en interne reste nécessaire, pour faire le lien avec le prestataire, assurer la collecte et la transmission des informations et effectuer des contrôles. Une relation avec un prestataire doit être coordonnée, ce qui n’est pas toujours simple, et une validation des actions du prestataire reste nécessaire à certaines étapes.

Modèles intermédiaires de gestion de la Paie

Pour mettre en place la gestion la plus optimisée du traitement de la Paie, il ne s’agit pas de choisir, comme on pourrait le croire, entre internalisation et externalisation. Des modèles intermédiaires qui associent internalisation et externalisation, ou des solutions temporaires peuvent permettre de répondre à certaines problématiques d’un service Paie.

Un mix interne/externe plus parfois adapté

La gestion de la Paie en CSP (centre de services partagés) est un exemple d’un modèle mixte qui a le vent en poupe auprès des entreprises françaises. Elle consiste, pour une entreprise, à créer un service indépendant qui rassemble une ou plusieurs fonctions support de la société et qui mutualise la production de tâches opérationnelles pour différentes sociétés, sites ou entités d’un même groupe. Le CSP est autonome et assure la gestion de la Paie comme le ferait un prestataire externe, tout en restant interne à l’entreprise. Une organisation en CSP permet, si elle est bien coordonnée, de bénéficier des avantages d’une internalisation et d’une externalisation.  Les procédures peuvent être plus facilement déclinées à grande échelle, avec notamment une industrialisation des processus de digitalisation. L’uniformisation de la Paie est assurée, les risques juridiques sont diminués et les coûts sont rationalisés.

Avoir recours à un modèle mixte permet d’intervenir de manière agile pour répondre à des besoins spécifiques qui ne sont pas les mêmes d’une entreprise à une autre. Il est primordial pour faire un choix d’analyser les problèmes, les besoins, les compétences disponibles et manquantes pour ensuite trouver la meilleure des solutions.
Le modèle mixte, est, selon une étude d’Althéa datant de 2018, l’organisation Paie la plus répandue pour les entreprises en dessous de 10000 salariés :

Bénéficier d’un accompagnement généralisé ponctuel

L’analyse de la situation et des besoins d’une entreprise n’est pas facile à réaliser en autonomie. Elle nécessite une prise de recul suffisante pour être capable de remettre en question des éléments qui paraissent intouchables au sein de la société, et en l’occurrence du service Paie.

Il peut alors être judicieux de se faire accompagner, comme le propose Newext RH avec la mise à disposition de consultants qui interviennent avec un œil neuf et neutre sur des missions plus ou moins longues et sur des problématiques plus ou moins variées. 

Une entreprise peut avoir recours à un consultant dans plusieurs cas. Il peut s’agir de repartir à zéro et, suite à un audit, de mettre en place de manière encadrée la configuration la plus adaptée.  Un consultant peut aider sur un projet spécifique, comme l’implémentation de nouveaux logiciels, que les équipes n’ont pas forcément le temps de coordonner. Il peut s’agir aussi de venir combler un besoin urgent mais ponctuel pour éviter d’opter pour une externalisation mise en place à la va-vite, alors que ce n’est certainement pas la meilleure option. L’une de nos consultantes est par exemple intervenue en remplacement d’une DRH sur plusieurs mois dans une entreprise qui n’a pas réussi à recruter. Elle a pu, pendant cette période, assurer la continuité de service tout en réorganisant le service afin qu’il soit plus efficace. 
L’avantage principal d’un tel accompagnement est de pouvoir bénéficier de la polyvalence du consultant, qui a des années d’expérience derrière lui en paie, mais pas seulement. Il apporte ses compétences en relation client et en adaptabilité, sa responsabilité, son autonomie et sa pédagogie. Il a un fort esprit d’analyse et critique sur ce qu’il voit en entreprise, ce qui lui permet d’être force de proposition, de faire monter les équipes en compétence pour les rendre autonomes dans une organisation optimisée.

Livre Blanc – Comment améliorer la performance organisationnelle de la Paie ?