Une digitalisation RH sur mesure pour fiabiliser les données et les processus RH

Une révolution des usages aux Ressources Humaines

« Je suis arrivée chez Ricoh France il y a presque 9 ans en tant que responsable du département paie. Je supervise une équipe de 6 gestionnaires de paie, qui se partagent les dossiers des 2 200 salariés de l’entité française. Lorsque j’ai pris ma fonction, le département RH était très peu digitalisé. Seuls la gestion des entretiens professionnels ainsi qu’un organigramme et un annuaire commun avaient été intégrés à une plateforme digitale. J’ai donc souhaité aller plus loin dans ce processus de digitalisation.

Au niveau de la paie, les congés et les RTT étaient au départ gérés dans le logiciel de paie. Afin d’améliorer la visibilité des jours pris ou restants et créer des workflows de validation, nous avons demandé à notre prestataire de construire une interface dédiée dans la plateforme. Cela a permis de mettre à jour automatiquement les compteurs, ce qui est beaucoup plus pratique pour les managers et les salariés.

Nous sommes allés encore plus loin en ajoutant dans un second temps, toutes les autres absences comme les congés maladies, les absences injustifiées, etc. car elles étaient encore gérées par papier ou échanges de mails. C’était très chronophage à compiler pour les gestionnaires. »

Beaucoup d’automatisation et un soupçon de validation

« Ces absences peuvent donc dorénavant être saisies par plusieurs personnes : le salarié ou son manager par exemple. Ensuite une pré-déclaration est envoyée via la plateforme au gestionnaire paie en charge, qui valide ou non. Nous avons souhaité conserver cette étape de contrôle et de validation au département paie. Ceci nous permet de modifier les informations renseignées et de parfois requalifier les types d’absences.

Auparavant, chaque service nous envoyait un fichier Excel comportant les données à importer en paie. Nous devions ensuite compiler tous ces fichiers afin d’en faire un seul, unique, que nous déposions quotidiennement sur un FTP afin que notre prestataire paie le traite. Aujourd’hui, chaque service reste indépendant, chaque demande fait l’objet de validation par workflow, ce qui nous permet d’avoir une parfaite traçabilité et répond ainsi aux mesures SOX existantes dans notre société. Je valide chaque demande afin de vérifier les dates d’import et les codes rubriques. Ces données vont ensuite se mettre directement dans un collecteur qui tous les soirs est interfacé avec notre logiciel de paie. Ceci nous a fait gagner un temps considérable et assure ainsi qu’il n’y a aucun oubli ou doublon de données. »

Des données de qualité et plus de sérénité

« Ricoh France utilise aujourd’hui la plateforme de digitalisation proposée par Newext RH. Celle-ci évolue en même temps que nous. C’est l’avantage de ne pas avoir un logiciel standard, qui apporterait de la rigidité dans les processus. Là, la plateforme est construite en fonction des besoins des Ressources Humaines. Par conséquent nous avons pu ajouter de très nombreuses briques sur-mesure. Nous avons également digitalisé à titre d’exemples parmi tant d’autres : l’évaluation des objectifs des salariés et l’automatisation des primes en découlant, la gestion de l’épargne entreprise et du PERCO, le suivi des heures de délégation des représentants du personnel générant une rémunération liée à leur fonction…

C’est un véritable avantage pour nous, aux RH. Cela nous permet de rendre nos salariés beaucoup plus autonomes, ils nous sollicitent moins pour leurs démarches administratives, presque tout passe par la plateforme. De notre côté, nous pouvons donc nous concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée comme les contrôles ou la résolution d’anomalies. Cette évolution digitale nous permet aussi d’avoir une plus grande confiance dans les données que nous gérons au quotidien.

Elisabeth Renolleau, Responsable Département Paie, Direction des affaires sociales et pôle opérations RH chez Ricoh France