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Caroline Damond, Directrice des Ressources Humaines du Groupe Bouhyer
Une situation d’urgence pour la mise en conformité des processus de Paie, dans le cadre d’une migration logicielle
Éviter une rupture dans le traitement de la Paie et tenir les délais pour la migration logicielle avec un changement de contexte imprévu
Disposer de ressources réactives, expertes d’un point de vue métier et technique pour la reprise de données à transférer à l’éditeur de logiciel Paie
Le Groupe Bouhyer, fabricant de contrepoids en fonte depuis 1913, est une PME française de 300 salariés, mondialement réputée. Il exporte plus de 90% de sa production vers la Communauté Européenne et accompagne ses clients dans la conception et la fabrication de pièces en fonte à forte technicité avec des niveaux de finitions élaborés.
Afin de réussir une migration logicielle dans l’urgence, le groupe Bouhyer a fait appel à Newext RH.
La gestion d’une situation de crise : gérer les imprévus de la Paie
“Nous avions prévu d’externaliser complètement le traitement de la Paie chez un éditeur, mais nous nous sommes rendu compte très tardivement que ce ne seraitpas possible. La Paie des deux établissements de notre groupe n’étant pas traitée à la même date, elle ne pouvait pas être gérée par l’éditeur comme une seule prestation, tel que cela nous avait été indiqué au départ du projet. Par conséquent, nous devons fonctionner avec l’éditeur en co- production, ce qui implique qu’une part importante du travail va rester à la charge de notre équipe en interne.
À ce contexte déjà compliqué et inattendu est venue s’ajouter une absence de plusieurs semaines de notre gestionnaire de Paie, qui n’a pas pu s’occuper de la finalisation du projet de transfert , jusqu’à la bascule.”
La mise en conformité des données RH pour l’éditeur : mission impossible
“Pour effectuer, tout de même, la bascule partielle du traitement de la Paie chez l’éditeur, nous devions lui fournir une reformulation des données qui soit conforme à ses spécifications. Il nous restait seulement quelques semaines, en période de fin d’année, alors qu’il faut normalement 3 à 4 mois de préparation pour ce genre de projet.
Gérer cela seuls était impossible, d’autant plus que, notre groupe étant né de la fusion de trois entités juridiques, la gestion des données RH était déjà complexe. Nous n’avions pas le temps ni les compétences techniques nécessaires, notamment sur Excel, pour tout homogénéiser. Il a alors fallu trouver une solution dans l’urgence !”
Une intervention sous le signe de la réactivité et de la disponibilité
“Nous avions déjà fait appel à des cabinets de conseil pour d’autres projets RH, mais nous n’en avions pas été très satisfaits. L’éditeur de notre nouveau logiciel de Paie nous a alors chaudement recommandé de faire appel au cabinet Newext RH pour nous aider dans cette phase difficile.
Nous avons été rassurés immédiatement ! La réactivité de Newext RH a été incroyable malgré une fin d’année toujours chargée pour tout le monde. Notre premier interlocuteur a tout de suite compris notre enjeu et la problématique de l’urgence. Nous avons été accompagnés par une consultante qui a su comprendre très vite le contexte, les contraintes techniques et les spécificités RH liés à notre activité. Elle a su se montrer très disponible et a apporté beaucoup de sérénité, ce qui a été appréciable au vu du contexte. Ses recommandations et préconisations sur la pertinence des données reprises ont été bienvenues, elle a apporté une réelle prise de hauteur et nous a permis de réfléchir différemment à nos process.
La mission a été effectuée dans les temps, avec l’équivalent de cinq jours de travail étalés sur une quinzaine de jours.
De notre côté, nous allons travailler à rendre possible une complète externalisation de la Paie, mais nous sommes rassurés de savoir que nous pourrons de nouveau faire appel à Newext RH si nous avons besoin d’un renfort ponctuel d’ici là.”
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