Optimiser les processus de contrôle de paie de la branche Agricole d’Agrial

A l’origine un processus d’amélioration continue – axe stratégique pour le groupe

«Depuis ma prise de fonctions en octobre 2019, je gère tout le pilotage du périmètre SIRH pour la branche agricole d’Agrial (paie, gestion des temps, reporting, développement du capital humain,…). Nous avons par ailleurs un service administration du personnel qui gère quant à lui les équipes opérationnelles contrat, paie, gestion administrative, contrôle de gestion sociale, les déclarations…)

Concernant le contrôle de paie, l’équipe SIRH intervient sur les contrôles en masse avec l’utilisation de l’outil ACE édité par ADP et déployé depuis janvier 2018 chez Agrial.
De leur côté les équipes paie réalisent des contrôles plus unitaires, voire systématiques de l’ensemble des bulletins, avec des processus encore manuels via des exports de données et des réconciliations dans des tableurs excel ou dans le système interne de gestion administrative du
personnel. Au-delà de l’aspect chronophage, ce sont des risques réels en termes d’erreurs de manipulation ou de faille dans la sécurité des données.

Lors d’une de nos réunions d’amélioration continue, un «petit caillou» est venu pousser la réflexion de faire intervenir un cabinet de conseil externe pour réfléchir à une nouvelle affectation des contrôles de paie entre les services SIRH et paie.

Une volonté claire d’amélioration et d’automatisation des contrôles pour garantir la qualité de la paie

«Nous nous sommes très vite accordé en interne sur l’intérêt d’une transformation de nos processus existants.

Habituée dans mes expériences précédentes à faire appel à des cabinets externes pour prendre de la hauteur et avoir un regard neutre et des conseils objectifs, j’ai suggéré le cabinet Newext RH, avec qui j’ai eu un bon feeling et qui avait surtout déjà réalisé des missions avec d’autres coopératives. Une expérience intéressante qui a pesé dans la balance au moment du choix.

Nous avons alors rencontré les équipes Newext RH et calibré la mission ensemble : faire l’audit de la complexité de la paie et du contrôle de paie, faire des préconisations sur ce qu’il faut mettre en place, ce qu’il faut changer, ce qu’il faut impérativement garder et ouvrir le débat entre nous»

Un projet qui a renforcé l’esprit de collaboration entre les équipes

Après avoir clairement défini nos enjeux :

• Maintenir et améliorer le niveau de qualité de la paie en automatisant les contrôles individuels
• Amener de la sérénité dans les équipes paie
• Développer l’employabilité des équipes par le renforcement des compétences métier et le développement de nouvelles compétences autour des outils.

Newext RH a lancé l’audit en organisant des ateliers avec les gestionnaires de paie. Prévus initialement de façon individuelle, les entretiens ont eu lieu finalement de façon collégiale et tous ont trouvé l’exercice intéressant et se sont replongés avec un autre regard dans le
métier du contrôle de paie.

Ces échanges ont fait naître des discussions constructives au sein des équipes et l’expertise opérationnelle et métier de notre consultante Newext RH a grandement facilité l’adhésion au projet.

Au final, l’appel à un cabinet externe a été bien perçu. C’est une nouvelle manière de faire qui va aussi avec l’histoire de notre organisation qui grossit et qui s’ouvre dans chaque métier de plus en plus vers l’extérieur.

Avec Newext RH, nous avons réalisé cet audit en moins de 2 mois, ce que nous n’aurions pas pu réaliser seuls.

Nous voyons déjà la valeur ajoutée des préconisations qui nous ont été faites sur le remaniement du processus de contrôle de paie et l’utilisation de l’outil ACE, dont nous allons pouvoir légitimer et rentabiliser encore plus les investissements réalisés depuis plus de 3 ans.

Les prochaines étapes pour nous, avec Newext RH, sont la rédaction d’un livre blanc de paie et, en réflexion, l’accompagnement autour de l’optimisation de l’usage des modules PeopleDoc dont nous venons de faire l’acquisition.

En synthèse si je devais définir la collaboration avec Newext RH en quelques mots, je dirais : simple, bonne humeur, qualité et engagement.

Mégane Moulins- Responsable SIRH Agrial (branche agricole)