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Cas client : Agrial

Optimiser les processus de contrôle de paie de la branche Agricole d’Agrial

Agrial

Propos recueillis auprès de Mégane Moulins, Responsable SIRH Agrial (branche agricole)

contexte

Contexte

Des contrôles de paie répartis sur deux services. Des contrôles réalisés en masse avec l’outil ACE d’ADP par les équipes SIRH et manuellement de façon unitaire par l’équipe paie via des réconciliations de fichiers chronophages et sources d’erreurs.

enjeux

Enjeux

Automatiser, dématérialiser et centraliser l’ensemble des contrôles de paie en masse et individuels au sein du service paie autour de l’outil ACE. Développer l’employabilité des équipes par le renforcement des compétences métiers et outils.

solution

Solution

S’appuyer sur un cabinet externe, expert en SIRH et en transformation digitale RH pour auditer les processus en place, conseiller sur les bonnes pratiques et établir des préconisations pour remanier le processus de contrôle de paie.

objectifs

Objectifs

Agrial

Agrial est un groupe coopératif agricole et agroalimentaire normand créé le 21 juin 2000 par la fusion de trois coopératives : Agralco, Coop can et Orcal. Il compte 12 000 agriculteurs adhérents et près de 22 000 employés dont 3500 salariés en moyenne pour la branche agricole.

Pour maintenir et améliorer la qualité de son contrôle de paie, Agrial a fait appel à Newext RH en lui confiant une mission d’audit autour de ses processus existants visant à établir des recommandations sur les transformations à mettre en œuvre.

Plus de détails avec le témoignage de Mégane Moulins – Responsable SIR Agrial (branche agricole).

A l’origine un processus d’amélioration continue – axe stratégique pour le groupe

«Depuis ma prise de fonctions en octobre 2019, je gère tout le pilotage du périmètre SIRH pour la branche agricole d’Agrial (paie, gestion des temps, reporting, développement du capital humain,…). Nous avons par ailleurs un service administration du personnel qui gère quant à lui les équipes opérationnelles contrat, paie, gestion administrative, contrôle de gestion sociale, les déclarations…)

Concernant le contrôle de paie, l’équipe SIRH intervient sur les contrôles en masse avec l’utilisation de l’outil ACE édité par ADP et déployé depuis janvier 2018 chez Agrial.
De leur côté les équipes paie réalisent des contrôles plus unitaires, voire systématiques de l’ensemble des bulletins, avec des processus encore manuels via des exports de données et des réconciliations dans des tableurs excel ou dans le système interne de gestion administrative du
personnel. Au-delà de l’aspect chronophage, ce sont des risques réels en termes d’erreurs de manipulation ou de faille dans la sécurité des données.

Lors d’une de nos réunions d’amélioration continue, un «petit caillou» est venu pousser la réflexion de faire intervenir un cabinet de conseil externe pour réfléchir à une nouvelle affectation des contrôles de paie entre les services SIRH et paie.

Une volonté claire d’amélioration et d’automatisation des contrôles pour garantir la qualité de la paie

«Nous nous sommes très vite accordé en interne sur l’intérêt d’une transformation de nos processus existants.

Habituée dans mes expériences précédentes à faire appel à des cabinets externes pour prendre de la hauteur et avoir un regard neutre et des conseils objectifs, j’ai suggéré le cabinet Newext RH, avec qui j’ai eu un bon feeling et qui avait surtout déjà réalisé des missions avec d’autres coopératives. Une expérience intéressante qui a pesé dans la balance au moment du choix.

Nous avons alors rencontré les équipes Newext RH et calibré la mission ensemble : faire l’audit de la complexité de la paie et du contrôle de paie, faire des préconisations sur ce qu’il faut mettre en place, ce qu’il faut changer, ce qu’il faut impérativement garder et ouvrir le débat entre nous»

Un projet qui a renforcé l’esprit de collaboration entre les équipes

Après avoir clairement défini nos enjeux :

Newext RH a lancé l’audit en organisant des ateliers avec les gestionnaires de paie. Prévus initialement de façon individuelle, les entretiens ont eu lieu finalement de façon collégiale et tous ont trouvé l’exercice intéressant et se sont replongés avec un autre regard dans le
métier du contrôle de paie.

Ces échanges ont fait naître des discussions constructives au sein des équipes et l’expertise opérationnelle et métier de notre consultante Newext RH a grandement facilité l’adhésion au projet.

Au final, l’appel à un cabinet externe a été bien perçu. C’est une nouvelle manière de faire qui va aussi avec l’histoire de notre organisation qui grossit et qui s’ouvre dans chaque métier de plus en plus vers l’extérieur.

Avec Newext RH, nous avons réalisé cet audit en moins de 2 mois, ce que nous n’aurions pas pu réaliser seuls.

Nous voyons déjà la valeur ajoutée des préconisations qui nous ont été faites sur le remaniement du processus de contrôle de paie et l’utilisation de l’outil ACE, dont nous allons pouvoir légitimer et rentabiliser encore plus les investissements réalisés depuis plus de 3 ans.

Les prochaines étapes pour nous, avec Newext RH, sont la rédaction d’un livre blanc de paie et, en réflexion, l’accompagnement autour de l’optimisation de l’usage des modules PeopleDoc dont nous venons de faire l’acquisition.

En synthèse si je devais définir la collaboration avec Newext RH en quelques mots, je dirais : simple, bonne humeur, qualité et engagement.

Mégane Moulins- Responsable SIRH Agrial (branche agricole)

bénéfices

Bénéfices

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